Le budget directeur est le document qui rassemble les budgets opérationnels et financiers. C'est donc la planification budgétaire la plus complète.
En d'autres termes, le budget principal essaie de refléter toutes les implications de l'activité ordinaire ainsi que les besoins financiers de l'entreprise. Soit au niveau de la trésorerie, soit au niveau purement financier.
Fonctions et caractéristiques du budget principal
L'utilité principale de ce budget est d'estimer le nombre de bénéfices et la manière dont ils sont réalisés dans l'entreprise. Autrement dit, en calculant le niveau d'exploitation et ses coûts ou besoins financiers, il sera donc possible d'avoir une idée des bénéfices qui seront réalisés en fin d'année et comment ils ont été financés.
Concernant le reste des fonctions, bien qu'elles soient dérivées de la principale, elles sont intéressantes à mentionner. Certains d'entre eux sont :
- Outil général de vision et de contrôle : Il faut tenir compte du fait qu'à des niveaux élevés de gestion ou de direction, le détail des budgets est moindre. C'est parce qu'ils doivent prêter attention aux aspects globaux de l'entreprise.
- But et marqueur d'objectif : Il sert à vérifier en fin d'année s'ils ont été réussis ou non.
- Document comparatif annuel : Il s'agit d'utiliser le budget pour comparer les objectifs et les données des années précédentes, et voir quelle a été l'évolution de celui-ci.
En revanche, en termes de caractéristiques, le budget maître ne diffère pas excessivement des autres types de budgets. En bref, certains d'entre eux seraient :
- Les données estimées liées aux revenus sont en baisse, tandis que les dépenses et éléments similaires sont calculés en hausse. Cela a pour effet d'affecter le résultat final dans un calcul à la baisse.
- Il s'agit d'un budget extrêmement technique qui, lorsqu'il englobe tous les départements de l'entreprise, doit être bien compris afin de tirer des conclusions de valeur.
- Entre autres aspects, il facilite la coordination des services de l'entreprise autour d'un objectif central. Cet objectif sera atteint grâce aux objectifs de chaque département.
- Bien qu'il puisse être tentant de considérer le budget principal comme un guide, il doit être considéré comme une aide à l'administration. En d'autres termes, il doit être traité comme un soutien, et non comme un parcours rigide à suivre par l'entreprise.
En bref, on peut dire que le budget principal se caractérise par être un document très large qui englobe de nombreux facteurs. Cela le rend dans une certaine mesure beaucoup plus sensible aux variations, puisque tout changement dans le marché et/ou dans l'entreprise elle-même affectera les calculs déjà effectués.
Exemple théorique de préparation d'un budget maître
Étant donné une entreprise qui se consacre à la vente de marchandises, elle va délimiter quels budgets doivent constituer le budget principal ainsi que leur raison et leur utilité pour les inclure dans celui-ci :
- Le budget des ventes.
- Budget d'achat.
- Budget de production.
- Budget du Trésor.
- Capital.
Les trois premiers budgets sont issus du budget de fonctionnement et les deux derniers du budget financier. Le premier, les ventes, est nécessaire pour établir des objectifs de revenu minimum pour l'entreprise. La seconde, l'achat va de pair avec les ventes, il est donc probable que plus la projection des ventes est élevée, plus l'achat est important. En ce qui concerne la production, ce n'est qu'après avoir déterminé les ventes et les achats que nous saurons de quelle main-d'œuvre et de combien de matériaux nous aurons besoin pour fabriquer notre marchandise.
En revanche, au niveau de la trésorerie, un cash flow minimum doit être établi pour bien répondre aux besoins qui surviennent au moment de l'achat. Dans un autre endroit se trouve le budget d'investissement, qui établit le type de financement qui sera accordé au cours de l'année. Il établit s'il sera étranger, propre ou mixte.