Processus administratif - Qu'est-ce que c'est, définition et concept

Le processus administratif est un ensemble d'étapes (planification, organisation, direction et contrôle) dont le but est d'atteindre les objectifs d'une entreprise ou d'une organisation de la manière la plus efficace possible.

En termes encore plus simples, le processus administratif est composé d'une série d'étapes qui nous aideront à atteindre les objectifs proposés. Le processus administratif est continu. Il ne s'agit pas de faire chacune des étapes et tout s'arrête là. Lorsqu'un cycle se termine, il passe au suivant. Il est normalement utilisé pour l'objectif général de l'entreprise, des objectifs particuliers ou même pour des projets mineurs.

Henri Fayol, était le créateur du processus administratif. De là émanent les 4 étapes qui composent le processus administratif :

• Planifier.
• Organiser.
• Conduire.
• Contrôler.

Pour Fayol, ces quatre étapes étaient essentielles à une bonne gestion managériale. Chaque équipe de direction doit les maîtriser et les prendre en compte pour tout projet. Cependant, Fayol n'a jamais été extrême dans ses idées et vous pouvez lire dans son travail comment il a laissé place à la flexibilité et à l'adaptation. Ainsi, les adeptes de la théorie classique de l'administration ont complété, amélioré et adapté le processus administratif aux différents types d'entreprises nées au cours des dernières décennies.

Objectifs d'une entreprise

Origine du processus administratif

On doit l'origine du processus administratif à Henry Fayol. Vers 1916, après 50 ans à la tête d'une société minière, Fayol publie son livre "Administration Industrielle et Générale". En espagnol, ce serait quelque chose de similaire à « Administration industrielle et générale ».

Dans ce livre, il a développé, sur la base de son expérience, toute sa théorie. Fayol, a mis en évidence dans son travail les différents niveaux de management, les fonctions administratives et une liste de principes pour bien gérer.

Cependant, il convient de mentionner que le plus reconnu de tous ses travaux sont ses principes. Plus précisément 14 principes pour une bonne administration.

Caractéristiques du processus administratif

Un processus administratif présente une multitude de caractéristiques et de particularités selon l'entreprise qui le développe, nous citons les plus courantes :

• Il se compose de quatre étapes interdépendantes.
• Il doit capter tous les objectifs à atteindre avec lui.
• Tous les travailleurs qui feront partie du processus doivent en être informés.
• Son objectif est de créer une feuille de route pour optimiser au maximum chacune des actions incluses dans le processus administratif.
• Il peut être utilisé par toute entreprise, quelles que soient ses caractéristiques.
• Elle est réalisée avec un horizon temporel préalablement stipulé. De cette façon, il offre une certaine souplesse pour s'adapter aux circonstances.

Étapes du processus administratif

Dans la définition, nous avons dit que le processus administratif est composé d'une série d'étapes : planification, organisation, direction et contrôle. Dans cette section, nous allons les développer et les expliquer. Bien sûr, tout d'abord, il est commode de savoir comment ces deux phases sont séparées :

• Phase mécanique : La phase mécanique est constituée de la planification et de l'organisation. On pourrait dire que c'est une partie statique du processus.
• Phase dynamique : La phase dynamique, quant à elle, est constituée de direction et de contrôle. En ce sens, le mot dynamique fait référence au mouvement.

C'est-à-dire qu'une fois que nous avons planifié et organisé, nous devons exécuter et nous mettre au travail.

Dans tous les cas, plus important que de distinguer entre mécanique et dynamique est de connaître les différentes étapes qui la composent :

1. Planification: Essayez de programmer les tâches à effectuer et résolvez les questions pertinentes qui seront exécutées plus tard.
2. Organisation: L'idée est de voir qui sera en charge de chaque tâche, dans quel ordre et quelle structure aura le projet dans son exécution.
3. Adresse: La direction n'est pas seulement chargée d'envoyer, elle est également chargée d'aider, de soutenir et d'intervenir dans tout conflit survenant dans la réalisation des objectifs.
4. Contrôler: Le contrôle est basé sur la surveillance de métriques fiables qui vous permettent de surveiller que les objectifs les plus importants seront atteints.

Voir les étapes du processus administratif en détail

Importance du processus administratif

Le processus administratif joue un rôle fondamental dans la gestion d'une entreprise. Elle suppose la feuille de route à suivre pendant une certaine période, afin d'atteindre les objectifs fixés par la direction.

De cette façon, suivre toutes les étapes établies dans le processus administratif permettra à l'organisation d'augmenter son degré d'efficacité lorsqu'il s'agit d'atteindre les objectifs proposés. Ce processus se traduira par une réduction du nombre de ressources consommées. Pour cette raison, ces ressources économisées peuvent être utilisées pour d'autres actions bénéfiques pour l'entreprise.

Parmi les avantages que nous pouvons souligner du processus administratif, nous soulignons les suivants:

• Il permet à l'entreprise d'avoir une planification future à tout moment.
• Les actions à mener dans chacun des scénarios possibles seront précisées.
• Il établit clairement les objectifs qu'une certaine entreprise a à court, moyen et/ou long terme.
• Les ressources sont optimisées au maximum
• Évitez les dépenses superflues qui n'étaient pas envisagées auparavant.
• Cela peut conduire à une productivité accrue car il améliore la coordination entre les membres de l'équipe.

Enfin, il est à noter qu'un processus administratif parfaitement conçu évitera l'apparition d'événements qui briseraient les schémas des gestionnaires. Par conséquent, le nombre de mesures improvisées pouvant conduire à des décisions préjudiciables au fonctionnement de l'entreprise sera réduit.

Exemple de processus administratif

Par exemple, supposons que nous soyons des alpinistes. Notre objectif est d'atteindre le sommet des cinq plus hautes montagnes du monde. L'objectif est clair, mais nous avons besoin d'un processus pour atteindre nos objectifs de la manière la plus sûre possible. C'est-à-dire sans mettre notre santé en danger.

Nous aurons donc besoin d'un processus pour atteindre notre objectif ultime : atteindre les cinq sommets. Bien que chaque pic soit différent, nous suivrons à tour de rôle une série d'étapes pour atteindre chaque pic (objectifs intermédiaires). Nous appelons cette série d'étapes, qui sont courantes dans la réalisation des objectifs, le processus administratif.

En ce sens, toute entreprise ou organisation qui entend atteindre des objectifs doit appliquer un processus administratif. Sans le processus administratif, il est très difficile d'atteindre les objectifs proposés. Presque impossible. Pouvez-vous imaginer gravir l'Everest sans rien avoir prévu, sans vous être entraîné et tout est hors de contrôle ? La même chose se produit dans les affaires.