L'analyse de processus est une méthodologie qui décrit les différentes étapes qui composent un processus.
Il est important de noter que l'analyse de chacune des étapes du processus est essentielle car certaines d'entre elles ajoutent de la valeur et d'autres ne produisent que des déchets. L'analyse permet d'identifier les étapes négatives pour le fonctionnement de l'entreprise. Ce qui est recherché lors d'une analyse de processus est de réduire ou d'éliminer les étapes qui produisent des déchets.
D'autre part, connaître et comprendre le fonctionnement des processus permet d'améliorer et d'assurer la compétitivité de l'entreprise. Ceci, car il permet d'examiner de manière générale comment fonctionnent les processus et même des données numériques peuvent être obtenues. Ces données fournissent des indicateurs du temps requis pour le processus, de la quantité de déchets, du nombre de personnes impliquées et du coût requis.
En définitive, ce qui est recherché lors de la réalisation d'une analyse de processus, c'est de séparer les étapes qui composent les processus. Ensuite, étudiez chaque étape séparément, pour enfin déterminer si cela fonctionne correctement, ou sinon, cherchez des moyens de les améliorer.
Concepts importants dans l'analyse de processus
Tout d'abord, les concepts les plus importants à maîtriser pour mieux comprendre une analyse de processus sont :
Qu'est-ce qu'un processus ?
Un processus est un ensemble d'étapes ou d'activités liées à l'objectif d'atteindre un certain résultat. Chaque processus implique une série d'entrées, qui sont transformées pour obtenir des sorties. Les extrants correspondent au résultat final ou attendu.
Qu'est-ce que l'analyse ?
Or, l'analyse est une méthode qui consiste à identifier les composants qui composent un tout ou une unité. Ensuite, nous procédons à la séparation de chacun des composants. Chaque composant doit être examiné en détail pour connaître ses caractéristiques, sa nature et son fonctionnement.
Étapes pour développer une analyse de processus
Les principales étapes pour effectuer une analyse de processus sont les suivantes :
1. Identification des processus
Pour commencer à effectuer une analyse de processus, vous devez d'abord identifier les processus qui posent problème. Ceci, afin de les améliorer. Les processus qui doivent être améliorés seront ceux qui n'atteignent pas les objectifs fixés.
2. Nommer l'équipe de travail
Une fois que les processus à améliorer ont été identifiés, l'étape suivante consiste à désigner le groupe de personnes qui doit les examiner et les analyser. La chose la plus appropriée sera de choisir les personnes qui connaissent les processus ou qui y sont liées.
L'équipe de travail doit être composée de :
- Personne qui assume le rôle de chef d'équipe.
- Un dirigeant de l'entreprise qui a un pouvoir de décision.
- Un groupe de travailleurs familiarisés avec le processus.
- Travailleurs d'autres départements qui veulent suivre de près les améliorations.
3. Créer un diagramme de processus
Ensuite, un schéma de processus est établi. Ce schéma permet de visualiser facilement graphiquement le processus à améliorer. Le diagramme vous permet de comprendre le processus de manière simple et de tenir chaque membre de l'équipe responsable des tâches qu'il doit effectuer. Dans cette étape, il est pratique de définir les dates de début et de fin de l'analyse du processus.
4. Connaître la situation actuelle du processus
Cette étape permet de connaître l'évolution d'un processus. Par la suite, la manière optimale de la mettre en œuvre doit être recherchée afin d'obtenir de meilleurs résultats. Pour parvenir à une amélioration du processus, il est important de connaître les opinions des travailleurs impliqués. Il est également nécessaire de revoir les données numériques de l'efficacité du processus, quel est l'objectif final du processus et les obstacles qui peuvent l'affecter.
5. Déterminer les aspects à améliorer
Après avoir connu la performance actuelle du processus, il est important de déterminer quels sont les aspects qui doivent être améliorés. Les aspects à améliorer doivent être corrélés avec les objectifs attendus de la démarche.
6. Repenser le processus amélioré
Enfin, après avoir effectué toutes les étapes précédentes, le nouveau processus amélioré est repensé. Cette refonte peut être effectuée avec toutes les informations qui ont été obtenues tout au long des étapes susmentionnées. La refonte du nouveau processus devrait être axée sur la réalisation des objectifs. Si les objectifs attendus sont atteints, l'analyse est réussie et l'entreprise sera plus efficace.
Avantages de la réalisation d'une analyse de processus
Sans aucun doute, l'objectif de la conduite d'une analyse de processus n'est pas seulement la collecte de données et d'informations. L'important est que les données et informations obtenues puissent être utilisées pour apporter les améliorations correspondantes et nécessaires aux processus. Sinon, vous ne feriez que perdre du temps, des efforts et des ressources.
Les avantages qui peuvent être obtenus avec l'utilisation de cette méthodologie sont :
- Améliorer la qualité des processus.
- Augmenter l'efficacité de l'entreprise.
- Réduire les coûts des processus mis en œuvre.
- Simplifier le travail et les activités.
- Rendre le travail en général plus efficace et plus sûr.
Types d'analyse de processus
Les deux types d'analyse de processus les plus importants sont :
- Analyse des tâches de processus : Dans l'analyse des tâches de processus, l'accent est mis sur les activités et les tâches que les personnes effectuent. Par conséquent, la chose la plus importante dans cette analyse est les gens ou ce qu'ils font.
- Analyse des produits de process : L'analyse de produit se concentre sur ce qui peut être fait à un objet. La chose la plus importante est l'objet ou ce qu'on peut lui faire.
Bien sûr, dans l'analyse, vous pouvez trouver l'ordre des étapes de l'ensemble du processus. Ces étapes et leur ordre correspondant peuvent être représentés graphiquement à l'aide d'une symbologie spécifique.
Feuille de travail pour l'analyse de processus
Généralement, pour effectuer une analyse de processus, vous pouvez utiliser une feuille simple qui doit comporter les colonnes suivantes :
- Le numéro: On note ici le numéro correspondant à chacune des étapes du procédé, selon l'ordre requis.
- Pas: La colonne des étapes est utilisée pour enregistrer et décrire chacune des étapes qui doivent être suivies dans un processus.
- Couler: La symbologie utilisée pour visualiser le flux de processus est placée dans la colonne de flux.
- La météo: Une unité de mesure de temps appropriée est utilisée dans cette colonne pour enregistrer les performances de chaque étape.
- Symboles graphiques : Dans cette section, l'ordre correct de chacune des étapes du processus est représenté par des symboles.
La feuille de travail d'analyse de processus sera représentée comme suit :
Pour terminer, nous concluons en disant que l'analyse des processus est une méthodologie très utile pour toute entreprise, car lorsqu'une analyse de processus adéquate est effectuée, il est très facile d'identifier et d'évaluer toutes les étapes susceptibles d'être améliorées dans les processus qui présentent un certain type de problème. De plus, il aide à prendre des décisions pour mettre en œuvre la refonte des processus qui doivent être améliorés afin que les objectifs puissent être atteints.
