La planification est la première étape du processus administratif. La planification consiste à définir les stratégies qui permettent d'atteindre les objectifs préalablement établis.
Fondamentalement, la planification est un outil utilisé en gestion pour fixer des objectifs et choisir les moyens de les atteindre. Cela permet de suivre une ligne de conduite concrète et définie. Avec la planification, vous pouvez déterminer ce qui sera fait, comment cela sera fait, où et quand cela sera fait et combien cela nous coûtera.
De même, cet outil de planification nous permet de décider dans le moment présent de ce que nous ferons dans le futur. D'abord le problème est défini, puis le passé est analysé et le plan que nous devons suivre est élaboré.
Étapes de planification
En effet, chaque entreprise ou organisation existe pour atteindre un objectif précis. Par conséquent, la mission doit justifier de la raison d'être de l'entreprise à l'heure actuelle. Alors que la vision indique ce que l'entreprise espère être à l'avenir.
Par conséquent, une définition claire de la mission, de la vision et des valeurs d'une entreprise détermine le type de clients qu'elle sert, les produits qu'elle propose et les besoins qu'elle satisfait. La planification doit être conforme à ces aspects fondamentaux de l'organisation.
Les principales étapes à suivre dans le processus de planification sont les suivantes :
1. Évaluer la situation actuelle
Premièrement, l'évaluation de la situation doit inclure une analyse des facteurs les plus importants pour l'entreprise. Ces facteurs peuvent être des indicateurs économiques, les tendances du marché, la concurrence et les ressources dont dispose l'entreprise.
Autrement dit, la planification commence à partir de l'environnement de l'organisation. Avec cela, l'objet de l'entreprise est déterminé et les objectifs à court, moyen et long terme qui devraient être atteints sont définis. Chercher à profiter des opportunités et éviter les menaces de l'environnement.
2. Définition des buts et objectifs
Deuxièmement, les buts et objectifs définissent les choses les plus importantes qu'une organisation espère réaliser à court, moyen et long terme. Les objectifs doivent être clairement définis, ils doivent donc être réalistes, mesurables et pertinents pour l'organisation.
Bien entendu, les objectifs sont les points communs pour lesquels tous les salariés d'une entreprise doivent travailler. Devenir des points clés qui guident les actions et les activités des gens.
3. Préparer le plan d'action
Troisièmement, si les objectifs doivent être atteints, il est nécessaire de définir un plan d'action. Le plan d'action indique les activités spécifiques qui doivent être menées pour atteindre les objectifs. De plus, ces actions concrètes peuvent être des stratégies ou des tactiques qui doivent être mises en œuvre pour atteindre les objectifs du plan.
4. Affectation des ressources
Quatrièmement, les ressources nécessaires à la réalisation du plan peuvent être humaines, financières, physiques et matérielles. Ces ressources doivent être affectées en fonction des actions ou des activités inscrites dans la planification.
Ces ressources devront certainement être efficacement organisées dans le processus de planification. De même, un processus de contrôle doit être maintenu tout au long de l'exécution du plan.
5. Exécuter le plan
Cinquièmement, l'exécution implique la mise en œuvre du plan d'action. Pour cela, il est nécessaire de déléguer l'autorité, de la même manière attribuer des tâches et des responsabilités pour atteindre les objectifs du plan. Tout au long de l'exécution du plan, des commentaires peuvent être donnés au besoin.
6. Contrôle
Enfin, le contrôle est nécessaire dans le processus de planification afin que les objectifs puissent être atteints. Pour cette raison, un suivi doit être donné sur la façon dont les activités sont menées et comment les objectifs sont atteints.
Principes de planification
Les principes de planification les plus importants sont :
1. Précision
Surtout, lors de la réalisation du processus de planification, celui-ci doit être aussi clair et précis que possible. Car le plan doit guider les actions concrètes à mener. C'est pourquoi il doit être le plus précis possible afin qu'il ne soit pas diffus ou trop général. De cette façon, il sera possible d'atteindre les objectifs avec efficience et efficacité.
De même, la précision évite l'improvisation ou le flou dans l'exécution. Pour que le plan fonctionne, il doit être basé sur des données réelles et sur un raisonnement précis et exact.
2. Flexibilité
Les organisations sont, bien sûr, en constante évolution, la planification doit donc être flexible pour s'adapter facilement aux changements. Il doit donc pouvoir s'adapter aux changements qui peuvent survenir après l'élaboration du plan.
En effet, chaque plan doit avoir une marge de manœuvre dans des situations imprévues. Trouver de nouvelles directives d'action qui permettent de s'adapter à de nouvelles situations.
3. Unité
Il est important de noter que, bien que chaque département de l'organisation se voit attribuer un but ou un objectif spécifique, l'ensemble du plan est orienté vers la réalisation d'un objectif commun. Autrement dit, bien qu'il existe des plans spécifiques pour chaque unité, tous doivent être coordonnés à un plan général.
Certes, tous doivent être parfaitement intégrés pour parvenir à une coordination adéquate des fonctions, des ressources et des activités. Ce n'est qu'ainsi qu'il est possible d'atteindre les objectifs.
4. Faisabilité
D'un autre côté, le plan ne doit pas être si ambitieux qu'il soit impossible à réaliser. Mais pas si optimiste qu'il semble qu'il soit très facile à réaliser. Il est recommandé que le plan puisse être réalisé en s'adaptant aux conditions et aux besoins de l'organisation.
Bien sûr, la planification doit être réaliste, donc elle doit être préparée en fonction de la réalité, de l'expérience et des ressources dont dispose l'entreprise.
Fonctionnalités de planification
Les principales caractéristiques de la planification sont :
- C'est un outil utilisé pour prendre des décisions importantes dans une organisation.
- Le processus de planification vise à optimiser la réalisation des objectifs.
- Elle cherche à adapter les objectifs en fonction des besoins de l'entreprise et des ressources dont elle dispose.
- Il définit des actions concrètes qui sont mises en œuvre dans le moment présent pour atteindre les objectifs futurs.
- La planification est un processus rationnel et délibéré.
Types de planification
Parmi les types de processus de planification, nous trouvons :
1. Stratégique
Dans tous les cas, la planification stratégique est ce qui définit les lignes directrices d'action du plan général de l'organisation. Elle est réalisée par les cadres supérieurs d'une entreprise. Elle implique l'ensemble de l'entreprise, généralement des objectifs à moyen et long terme sont établis et définis.
2. Tactique
D'autre part, la planification tactique comprend des plans spécifiques pour chaque unité ou département et ils sont subordonnés au plan stratégique. Ce sont des plans très détaillés puisqu'ils orientent le cours d'action de chaque département. C'est pourquoi on l'appelle aussi planification fonctionnelle.
Habituellement, il comprend le plan détaillé pour chaque domaine de gestion de l'entreprise et est toujours subordonné au plan général de l'entreprise. Ils sont également liés à des décisions à court terme.
3. Opérationnel
Ce sont généralement des plans à court terme, étroitement liés à la planification tactique. Ce sont des actions et des activités qui doivent être menées aux niveaux les plus bas de l'organisation de l'entreprise.
De cette façon, la planification opérationnelle détermine comment les ressources sont allouées pour mettre en œuvre le plan. Il s'agit d'une planification à court terme pour chaque domaine opérationnel. Il établit les étapes à suivre et les délais dans lesquels elles doivent être respectées.
En conclusion, on peut dire que le processus de planification est essentiel pour qu'une entreprise atteigne un haut niveau de performance. Eh bien, grâce à la planification, les buts et objectifs qui devraient être atteints sont définis. De plus, les moyens les plus appropriés peuvent être choisis pour y parvenir. Sans plan, les ressources humaines, financières et matérielles que possède une entreprise ne peuvent être gérées adéquatement.