Le contrôle interne est une procédure qui s'inscrit dans le cadre du contrôle des ressources et des actifs d'une entreprise, et sert à conserver un enregistrement de son activité et sa traçabilité..
À mesure que les entreprises se développent, il devient de plus en plus difficile de suivre ce qui se passe avec leurs ressources, leurs actifs, leurs outils et leurs employés.
C'est pourquoi il est devenu nécessaire de mettre en place un mécanisme permettant d'enregistrer l'utilisation de ces ressources, ainsi que les activités.
Exemples de contrôle interne des ressources financières et des actifs
Certaines utilisations du contrôle interne applicables aux marchandises sont les contrôles d'entrée et de sortie des véhicules appartenant à l'entreprise. Celui-ci contrôle l'activité du véhicule, l'usure, la consommation de carburant et la personne qui en est responsable.
Lorsqu'il s'agit de véhicules de société, les conducteurs doivent être munis d'un journal où sont enregistrés le début et la fin du trajet, ainsi que les heures de chaque étape.
Un autre exemple est le contrôle des stocks de matériaux dans l'entrepôt. Les systèmes FIFO et LIFO nécessitent nécessairement une vérification de contrôle interne pour connaître les dates et les types de matériel ou d'inventaire. Il s'agit d'un intrant comptable, qui pourrait également être utilisé pour l'amortissement des biens.
Concernant les ressources financières, un contrôle interne est effectué avant d'exécuter une dépense, par exemple, en GAV (Frais Administratifs et Commercials) qui découlent des tâches de ces fonctions. Cependant, il doit être contrôlé afin de ne pas dépasser ce qui est nécessaire à cette exécution pendant la période.
Par exemple, si pour un mois de vente, il est nécessaire d'acheter des feuilles de papier, des crayons et de l'encre d'imprimante, le contrôle interne doit avoir une estimation de ce qui est dépensé mensuellement et la vérifier chaque mois, pour protéger cette marge de dépense.
Sauvegardes de contrôle interne
De même qu'un enregistrement instantané des ressources et des activités est réalisé, il est important de l'archiver pour générer un fichier concernant chaque élément contrôlé.
Il existe différents logiciels de contrôle interne que les entreprises peuvent louer, ou une feuille de calcul Microsoft Excel suffit, si elle est commandée.
Pour éviter les pertes, vous pouvez acheter un cloud de stockage virtuel et y télécharger ces fichiers pour éviter leur perte.
Si vous disposez également du support papier avec les signatures de responsabilité, il est commode de numériser ces documents. Par exemple, à travers le scanner et le vidage ultérieur dans des dossiers numériques.
Responsables du contrôle interne
Les personnes chargées des actions de contrôle interne doivent être ordonnées, organisées et capables de travailler dans des scénarios de forte sollicitation, car par exemple, elles pourraient avoir le contrôle de plusieurs éléments à la fois : contrôle financier des dépenses, contrôle des stocks, contrôle des l'utilisation des biens de l'entreprise et le contrôle des entrées et sorties de personnes.
Si quelque chose échoue dans ce processus d'enregistrement, il pourrait y avoir des écarts dans la réalité opérationnelle et le capital de l'entreprise, par rapport à ses actifs. C'est pour cette raison que le contrôle interne doit s'inscrire dans un système d'opérations ordonné et enchaîné.
Le contrôle interne apporte un soutien précieux à la gestion opérationnelle de l'organisation, garantissant des processus de traçabilité transparents et sûrs.
Par conséquent, son importance réside dans le fait que les entreprises, quelle que soit leur structure et leur taille, mettent en œuvre un système de contrôle interne, afin de conserver un meilleur enregistrement de leurs actifs et de pouvoir diagnostiquer les écarts logistiques, afin de constamment améliorer les processus de sa chaîne de valeur.
