Le personnel administratif est le personnel employé dans une entreprise, chargé de l'administration de ladite entreprise. Ainsi, ses tâches comprennent celles d'ordonner, d'organiser et d'arranger les différentes affaires qui sont sous sa responsabilité.
Le personnel administratif est donc celui qui se consacre à la gestion quotidienne de l'entreprise et de toutes les activités que cela implique.
Ils rapportent généralement directement à la direction générale ou secondaire, selon leur travail.
Principales tâches du personnel administratif
Les tâches du personnel administratif sont diverses, mais nous nous concentrerons sur certaines des plus pertinentes.
- Tous ceux liés à la gestion quotidienne: Préparation de documents, préparation de rapports ou de notes comptables.
- Soutien à la gestion: Dans ce cas, nous pouvons inclure toutes les activités nécessaires pour aider la direction dans son travail quotidien. Par exemple, la préparation de documents.
- Attention au public: Ils ont également tendance à exercer des missions de clientèle ou de service public. Du présentiel et personnalisé, à celui réalisé par e-mail ou via des plateformes numériques.
- Coordination avec les autres départements: Le personnel administratif a tendance à interagir entre les services, de sorte que chacun est plongé dans un processus qui implique l'ensemble de l'organisation.
Sélection et formation du personnel administratif
Une fois clarifié le concept et les différentes obligations du personnel administratif, il est temps de le sélectionner et, le cas échéant, de le former.
La sélection
Concernant le processus de sélection, les points suivants doivent être pris en compte :
- Tout d'abord, il est nécessaire d'établir clairement les processus de sélection, les qualifications minimales et les autres exigences pour accéder au poste.
- Une fois cette étape réalisée, les candidats sont sélectionnés. Il est pratique d'effectuer des tests objectifs tels que des examens et subjectifs, par exemple des entretiens personnels.
- A partir de ce moment, une fois la bonne personne choisie, il convient d'indiquer clairement quelles seront ses responsabilités. De plus, vous devez savoir qui sont vos supérieurs immédiats et les procédures de réclamation ou de suggestion.
La formation
Concernant la formation, il faut tenir compte des éléments suivants :
- Dans la plupart des cas, une certaine qualification préalable est généralement requise, comme des cycles de formation professionnelle ou des diplômes universitaires.
- En revanche, une formation complémentaire sur le tas est indispensable. Le personnel doit être formé à des compétences spécifiques liées à son poste.
- Pour cette raison, la formation préalable doit être combinée avec celle qui est directement liée aux activités à réaliser. Le premier est la base sur laquelle le second est développé.
Exemple de personnel administratif
Pour finir, regardons quelques exemples dans différents types d'organisations.
- Le personnel chargé de l'attention au public dans une mairie, une administration régionale ou étatique.
- Les opérateurs qui travaillent à mener des enquêtes.
- Les personnes qui servent les clients dans une compagnie de téléphone.
- Le support administratif dans un service financier.
- caissiers de banque.
