Les types de commandes sont les différentes formes de demande d'achat de matériel ou de services qu'une entreprise fait à ses fournisseurs.
Il est important de préciser que la demande de commandes est faite par le service achats d'une entreprise. Ces commandes sont formulées en fonction des besoins en matières et services effectués par les services de production ou d'entrepôt.
Pour sa part, le département de production fait ces exigences en considérant que l'organisation dispose de la fourniture des biens et services qui seront nécessaires pour mener à bien le processus de production.
Pendant ce temps, l'entrepôt ou le service entrepôt le fait pour avoir la disponibilité nécessaire des produits. Ceci, pour répondre aux demandes des clients qui achètent les produits que l'entreprise vend.
Types de commandes
Il existe différentes classifications de commandes, parmi les plus importantes, nous pouvons citer les suivantes :
1. Par les conditions établies entre les parties
Selon les conditions établies entre les parties, les commandes peuvent être classées en :
à. Commande conditionnelle
Bien entendu, la commande conditionnelle est un type de commande dont l'exécution est limitée par un ensemble de conditions commerciales que l'acheteur exige du vendeur. Ces conditions pourraient être des avantages tels que des remises, des modes de paiement, des délais de livraison et des conditions sur l'avenir de la demande.
Par conséquent, la réalisation de la transaction dépendra de l'acceptation des conditions du contrat par le vendeur. C'est-à-dire que ce bon de commande est appelé une proposition de commande.
b. Commande de l'entreprise
Ce type de commande intervient lorsque l'acheteur et le vendeur s'entendent sur l'ensemble des conditions établies. Il ne nécessite aucun type de négociation ou de modification pour être mis en conformité. Ceci, étant donné que toutes les conditions ont été préalablement établies et que le contrat correspondant a été signé. Le document est déjà un bon de commande.
2. Par l'objet demandé
Selon l'objet demandé, les commandes peuvent être :
à. Demande de prestations
Il s'agit bien entendu de la demande formelle de prestation d'un service ou d'une tâche par un client. Cette fonction peut inclure ou non les matériaux nécessaires pour effectuer la tâche. Si vous n'incluez pas les matériaux, le demandeur de la commande est responsable du coût des matériaux.
b. Commande de matériaux
L'ordre des matériaux est utilisé par les entreprises qui ont besoin de certains produits ou matériaux pour effectuer leurs tâches et pouvoir fonctionner. Il peut s'agir d'usines qui transforment des matériaux en produits ou de sociétés de distribution qui vendent des produits. C'est-à-dire que les matériaux peuvent être utilisés pour être consommés ou pour reconstituer le stock de produits.
3. Par la destination du matériel
Selon la destination du matériel demandé, les commandes peuvent être :
à. Commande de remplacement
Sans aucun doute, les commandes de réapprovisionnement sont demandées par l'entrepôt ou le service entrepôt d'une entreprise. Ces exigences sont faites afin de maintenir le montant minimum de stock dont l'entreprise a besoin. Ceci, afin de répondre efficacement aux exigences de routine des clients internes ou externes de l'entreprise.
b. Demande extraordinaire du consommateur
Une commande extraordinaire peut être générée lorsque l'entreprise dispose d'un niveau d'approvisionnement adéquat de ces matériaux dans son processus de stockage. Mais, comme l'entreprise s'attend à une plus grande consommation ou une plus grande demande, elle passe des commandes extraordinaires. De cette façon, il parvient à se conformer en répondant adéquatement aux demandes du marché.
4. Par le bon de commande
Concernant la forme, les commandes sont classées comme :
à. Ordre normal
Évidemment, une commande normale est passée de la manière habituelle pour couvrir l'approvisionnement pour de courtes périodes de temps. Ce temps peut être d'une semaine, d'un mois ou d'assister à une saison spécifique. Généralement, ces commandes sont effectuées conformément aux politiques d'approvisionnement appliquées par les entreprises. C'est-à-dire qu'ils répondent à l'approvisionnement normal dont l'organisation a besoin.
b. Commande planifiée
D'autre part, la commande planifiée est effectuée sur la base des données d'achat historiques de l'entreprise, en tenant compte des périodes régulières pour passer les commandes. De cette façon, les coûts de gestion et d'acquisition de matériel sont réduits. En effet, l'entreprise, lors de la planification de ses commandes, achète en gros volumes.
Bien entendu, ce type de commande nécessite un contrôle des dates établies pour les livraisons, car une défaillance dans les expéditions pourrait affecter la quantité de stock nécessaire.
c. Ouvrir la commande
Une commande provisionnelle survient lorsqu'il y a un engagement à acheter des matériaux et des produits en grandes quantités. Mais les livraisons se font en plus petites quantités en espaçant les délais de livraison. Ces commandes peuvent traiter des quantités approximatives, qui sont acquises progressivement.
Comment formaliser tout type de commande ?
Les commandes doivent être formalisées pour que la conformité soit effective. Les moyens les plus courants de confirmer une commande sont les suivants :
1. Utilisation du téléphone
Tout d'abord, la confirmation d'une commande peut se faire au moyen d'une communication téléphonique. Mais pour que la commande soit formalisée, il convient d'utiliser un document écrit, après en avoir fait la confirmation par téléphone.
2. Utiliser des moyens de communication écrits
Deuxièmement, en utilisant les médias écrits. Les formes les plus courantes de communication écrite sont les lettres, les télécopies et les courriels. Les formulaires écrits ont l'avantage que toutes les conditions sont formellement établies entre les acheteurs et les vendeurs.
3. Bon de commande
Troisièmement, un bon de commande est un document imprimé qui contient les données les plus importantes pour faciliter la saisie des informations et accélérer le processus. Cela facilite le processus d'achat et de vente.
4. Par l'intermédiaire d'un agent commercial
Aussi, la commande peut être formalisée lorsque l'agent commercial remet le bon de commande et est ensuite signé pour exécution.
En conclusion, on peut dire qu'il existe différents types de commandes. Ceux-ci sont adaptés aux besoins et exigences spécifiques de chaque entreprise. Maintenant, ce qui doit être clair, c'est que, quel que soit le type de commande utilisé, la commande doit clairement inclure toutes les conditions de vente qui sont importantes pour l'entreprise.
Ces conditions telles que prix, remises, délais de livraison, qualité, et tout autre pouvant présenter un intérêt, doivent être établies le plus précisément possible. Ceci, afin de ne pas donner lieu à des interprétations différentes.