La portée d'un projet est l'ensemble des processus nécessaires pour terminer le projet. En ce sens, des processus tels que sa conception, son exécution et son contrôle. Le périmètre est établi par les acteurs du projet.
Lorsqu'une organisation pense à un projet, elle doit faire quelques évaluations préliminaires. C'est le cas de l'évaluation financière du projet, des évaluations juridiques, environnementales, sociales, économiques, etc. Jusqu'à ce qu'enfin, et après avoir obtenu des résultats favorables dans ces évaluations décrites, il soit décidé de démarrer le projet.
Mais au-delà de l'évolution, démarrer un projet, c'est aussi définir quel sera le rayon d'action du projet, ainsi que tout ce qui est nécessaire à sa réalisation. Pour cette raison, il est important d'en connaître la portée et de la définir à l'avance.
Portée des objectifs
Un projet peut aller d'une méthode pour résoudre un problème, améliorer la situation d'une organisation, à l'investissement entrepris dans quelque chose qui, à l'avenir, apportera des bénéfices. Mais il est important de savoir que le projet ne résoudra pas tous les aspects de l'organisation, mais seulement ceux dans lesquels ses objectifs sont liés.
Par exemple, si une entreprise décide de construire un nouvel entrepôt pour le stockage des stocks, ce projet résoudra les problèmes d'espace, de capacité de stock, de production (car ayant plus d'espace pour stocker, cela peut produire un peu plus), et de distribution plus rapide.
Cela est dû au plus grand stock disponible, ce qui permettra d'expédier les produits plus fréquemment. Cependant, ce projet ne doit pas affecter la qualité des produits fabriqués, puisque ses objectifs sont liés au stock, à l'espace et au stockage. Mais pas dans la chaîne de production précédente.
Portée des parties prenantes
Le périmètre du projet est un processus qui se planifie avec les personnes qui s'intéressent au projet, soit parce qu'elles y participent directement (ingénieurs, comptables, superviseurs et managers), soit parce qu'elles financent ce projet.
Il est important de définir la portée des parties prenantes car elle définit comment et quand elles participeront au projet.
- Ingénieurs en phase de conception et de supervision.
- Comptables lors de l'exécution pour contrôler les dépenses;
- Superviseurs pendant la phase d'exécution des tâches
- Et les investisseurs avant, pendant et après, mais uniquement à des fins de responsabilisation.
Cela permet au projet de ne pas intervenir de manière excessive avec des appréciations personnelles, laissant chaque participant participer de la manière qui lui correspond.
Portée des activités
Les activités du projet, depuis sa phase d'idéation, de conception, d'exécution, jusqu'à la phase de clôture, doivent être définies à partir d'une liste et d'une programmation ultérieure, avec leurs responsables respectifs, les ressources financières et opérationnelles nécessaires. En ce sens, un diagramme de Gantt ou des outils logiciels de gestion de projet peuvent être utilisés pour mieux suivre chaque étape.
La portée des activités permet, à son tour, de délimiter le temps du projet, les personnes nécessaires et les ressources financières et non financières pour l'exécuter.
La portée du projet peut-elle être modifiée?
Bien sûr que oui. Et il est fort probable qu'un projet nécessite des modifications de son périmètre, car il est très difficile d'établir un référentiel totalement affirmé, car les activités et les ressources sont planifiées sans connaître les éventualités qui peuvent se présenter.
L'important en ce sens est que toutes les parties intéressées participent à nouveau aux modifications de la portée du projet, afin de donner leur approbation et d'être au courant de la nouvelle programmation et des ajustements.
Cependant, ce n'est pas bon signe d'apporter trop de modifications à la portée d'un projet, car cela montre qu'il y avait de nombreux aspects qui n'étaient pas prévus. Elle est donc à l'origine d'une incapacité technique de planification.
En ce sens, il est recommandé que dans l'étude de la portée d'un projet, si les parties intéressées n'ont pas suffisamment d'expérience pour le définir, un expert dans le domaine ou des projets similaires soit incorporé, pour livrer leur appréciation et leurs recommandations. De cette façon aussi, nous pouvons minimiser les risques de devoir constamment modifier le projet. Eh bien, si c'est le cas, avec cela, nous encourrons la consommation de plus de ressources, en même temps que les délais pour leur achèvement et l'obtention de bénéfices seraient allongés.
Responsabilités dans le cadre d'un projet
Un principe du contrôle de gestion est de désigner des personnes responsables de chaque ligne stratégique. Ainsi, dans la gestion de projet, il est important de savoir qui sera responsable de chaque étape. De cette manière, des rapports peuvent être demandés pour le suivi de la gestion du projet. Et, en plus, nous pourrons savoir s'il s'effectue correctement dans l'engrenage du cycle de projet.
Ce sont les responsables qui pourront avertir si un allongement des délais, une augmentation des moyens ou des personnes est nécessaire.
En bref, la portée d'un projet est une structure préliminaire de temps, de ressources, de personnes, d'objectifs et de résultats attendus du projet, qui est élaborée avec un groupe de personnes qui y participent et/ou en bénéficieront.
Bien que la portée du projet puisse subir des modifications, il est conseillé de le planifier de manière flexible et avec une vision réaliste de son exécution et de ses résultats. L'objectif de ceci est de ne pas subir des déceptions qui n'ont pas été prévues avec une rigueur technique suffisante.
