Le budget base zéro est un document qui reflète combien et où les ressources d'une entreprise sont allouées, dans le but d'atteindre plus de rentabilité et d'efficacité en réaffectant les postes de dépenses.
En d'autres termes, le budget base zéro va au-delà d'un budget ordinaire ou d'un rapport standard.
C'est une technique financière et comptable qui permet d'identifier les dépenses inefficaces voire inutiles. A partir de cette base, il s'agit de valoriser les postes de dépenses qui ont le plus d'impact positif pour l'entreprise. Comment? Diminuer ou faire disparaître ceux qui ne le valent pas.
Un exemple courant est lorsque des dépenses similaires sont doublées. Il se peut qu'une entreprise ait contracté deux lignes Internet simultanées auprès de différents fournisseurs. Dans ce scénario, nous devrions envisager d'éliminer l'un des deux fournisseurs et de conserver celui qui nous offre le même service au prix le plus bas.
Étapes de la budgétisation base zéro
Lors de la préparation du budget base zéro, une série d'étapes doivent être suivies pour que le résultat soit ce que nous attendons vraiment. Ce budget devrait transformer l'entreprise en général. Ceci, puisque la redistribution des dépenses affecterait tous les niveaux et départements de celle-ci.
Ensuite, le processus d'élaboration d'un budget base zéro se ferait comme ceci :
De cette façon, sur la base de ces cinq étapes, un changement peut être effectué à tous les niveaux de l'organisation d'une manière pratiquement globale.
- Fixer un objectif principal: Il s'agit d'être clair avant de commencer à développer le travail que le budget base zéro suppose ce que nous voulons réaliser ou améliorer dans notre entreprise. Un exemple se produit lorsque l'objectif est de réduire les dépenses pour compenser une certaine faible phase de revenu de l'entreprise. Cela se produit si l'entreprise possède une entreprise qui fonctionne mieux à certaines saisons de l'année. Un bon exemple de ceci sont les parcs à thème en été et en hiver.
- Définition des niveaux de décision: Cette phase est chargée de définir les niveaux de contrôle qui s'établissent entre les différentes lignes de commande de l'entreprise. Pour cela, l'optimum est d'avoir peu de lignes mais avec une grande fluidité de communication et une présence dans laquelle presque tous les niveaux peuvent se sentir identifiés. Un exemple est le cas de la grande entreprise qui est divisée en une multitude de départements. Pour qu'il y ait une bonne communication entre eux et aller dans le même sens, les commandements des départements ainsi que les commandements généraux de l'entreprise doivent être bien définis. Ainsi, des problèmes pouvant exister dans divers départements, par exemple, pourraient être identifiés et analysés.
- Élaboration de stratégies de décision: Sur la base d'un ou plusieurs objectifs définis et de niveaux de décision effectifs, nous procéderons à la mise en œuvre de la stratégie qui nous permet d'atteindre les objectifs à tous les niveaux. Citons par exemple les objectifs minimaux qui sont établis dans les contrats de travail qui rémunèrent de manière variable selon les produits ou services vendus.
- Exécution de stratégies: C'est ici que commence la stratégie élaborée à tous les niveaux de l'organisation pour atteindre les objectifs fixés. Dans cette phase, les objectifs et la nouvelle réalité de l'entreprise sont mis à l'épreuve et certains changements sont apportés pour améliorer le processus. Certains cas pouvant servir d'exemple sont ceux où une direction intermédiaire considère que les objectifs sont supérieurs ou inférieurs aux capacités de son personnel en charge. Par conséquent, la charge minimale à atteindre sera abaissée ou augmentée.
- Examen du processus: Dans cette dernière étape du processus, il est vérifié si les objectifs, les délais et la manière dont la stratégie a été élaborée sont respectés. Avec cela, ils veulent identifier, par exemple, les vices qui peuvent survenir. Un cas assez fréquent est celui du cumul de certaines dépenses générales sans en identifier l'utilité ou la destination spécifique. Pouvoir, de cette manière, être soigné depuis l'acquisition de café pour les salariés, jusqu'aux folios pour le bureau. La définition de ces dépenses nous permet d'analyser les besoins de l'entreprise et comment le processus pourrait être amélioré.
Ainsi, bien que le processus comporte cinq étapes et que chacune d'elles nécessite la précédente qui le précède, selon le modèle d'affaires et son besoin, il pourrait être adapté avec encore plus d'étapes.
Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro
Étant donné que le budget base zéro nécessite beaucoup de travail et affecte la façon dont les choses sont faites dans l'entreprise, les points suivants vont exposer les forces et les faiblesses que sa mise en œuvre et sa mise en œuvre peuvent entraîner :
Considérant que les avantages ne l'emportent sur les inconvénients qu'en faisant le processus correctement, il est rentable à tous les niveaux d'adopter un budget base zéro.
Autrement dit, en franchissant avec succès chacune des étapes du processus, l'entreprise passe d'une situation d'inefficacité et d'incertitude certaine, à la détermination de certains objectifs, d'un budget serré et d'une réaffectation des ressources. Cela rendra l'entreprise plus durable sur le plan économique.
Exemples de budgétisation base zéro
Les situations dans lesquelles la réalisation d'un budget base zéro a conduit à l'identification de certains déséquilibres ou problèmes dans une entreprise seront expliquées ci-dessous :
- Dédoublement des dépenses: Identifiez les dépenses en double, c'est-à-dire qu'elles fournissent le même service et qu'une seule entreprise qui le fournit nous est utile. Des exemples sont la téléphonie, les abonnements à des logiciels similaires, l'achat de produits de même nature, etc.
- Identification des dépenses superflues ou inutiles: Au cours du processus budgétaire base zéro, nous pouvons trouver des éléments de dépenses qui n'ont aucun sens. Les exemples sont les dépenses sur les allocations pour les employés sans qu'ils se déplacent n'importe où.
- Prévision de dépenses: Nous essayons de dépenser selon les besoins de l'entreprise, sans excès. Cela se produit par exemple dans les entreprises saisonnières qui doivent adapter l'allocation des ressources en fonction de la période estivale. Par exemple, pour un restaurant, l'achat de glaces se fera plus en été qu'en hiver.
- Répartition des dépenses selon les ratios: Bien que tous les départements puissent avoir leur propre allocation spécifique, le département qui a le ROI le plus élevé sur ce qui y est investi, sera le plus rentable pour augmenter l'investissement dans celui-ci. Un département qui s'appuie fortement sur ce type de vision est le département marketing.
Ce sont quelques-unes des situations que l'on peut rencontrer dans les entreprises. Selon le secteur, la taille et le modèle économique de l'organisation, l'un ou l'autre des points d'amélioration ou de rectification aura tendance à être trouvé lors de la préparation du budget base zéro.
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