Le suivi d'un projet fait référence à la réalisation d'une série d'actions dans le but de vérifier la bonne évolution de son exécution.
Le suivi d'un projet, une fois planifié, commence donc par la mise en œuvre du projet.
L'étape de suivi consiste à vérifier si les différentes phases du projet sont en cours d'exécution, dans le temps et dans chacune d'elles. Pour ce faire, une série de paramètres et de variables sont utilisées qui nous permettent de savoir s'il y a ou non des écarts par rapport au plan initial.
Importance du suivi de projet
Cette étape est essentielle pour établir les mesures nécessaires pour résoudre les problèmes qui sont perçus dans l'exécution. On ne peut pas démarrer quelque chose si on n'a pas de feuille de route au préalable, ainsi qu'une procédure pour vérifier que le projet se déroule correctement. Pour cette raison, un suivi clair, concis et détaillé doit être établi, avec tout le nécessaire pour pouvoir prendre des décisions.
De plus, comme nous le verrons dans la section suivante, il est essentiel d'établir clairement comment ce suivi sera effectué. Il est important que chacun sache ce qu'on attend de lui et quelle doit être son action en cas d'éventualité.
Phases de suivi du projet
Voyons maintenant en détail quelles pourraient être les phases les plus importantes dans le suivi d'un projet, ainsi que ses principales exigences.
- Mesure: Tout d'abord, vous devez mesurer. La mesure est nécessaire lorsque nous voulons contrôler quelque chose. Nous devons savoir jusqu'où nous pouvons aller ou quelles seront les limites pour envisager le succès ou l'échec. Par conséquent, il est nécessaire d'élever les paramètres et les variables, ainsi que les procédures utilisées pour les analyser.
- Rencontre et analyse: Ensuite, vous devez rencontrer et analyser les écarts. Les réunions doivent être concises, précises et directes. Il faut en parler avec les indicateurs en main et avec une copie pour chaque participant. De la réunion, il doit être clairement déduit quel est le problème, ainsi que ses causes et ses conséquences.
- Recherche de solutions: Dans l'étape suivante, vous devez décider quel chemin suivre pour résoudre ces écarts. Pour cette phase, il est préférable que chacun travaille dans son domaine et avec son propre groupe ou individuellement. Lors d'une réunion ultérieure, ces solutions seront étudiées afin de choisir les plus appropriées.
- Re-mesurer: Enfin, vous devez mesurer à nouveau. Une fois les corrections effectuées, l'analyse doit être réutilisée pour voir si elles ont fonctionné. Si nous avons réussi, le projet continue; sinon, il faudra recommencer.
Exemple de suivi de projet
Ensuite, nous allons voir un exemple pour terminer.
Imaginons une entreprise qui fabrique des chaussures. Cette société produit des chaussures et les distribue dans différents magasins multimarques.
Voyons à quoi ressemblerait le processus.
Dans cette illustration, on peut voir comment s'effectuerait le suivi d'un projet. Tout d'abord, établir les paramètres et les variables de mesure. Par exemple, le nombre de chaussures fabriquées ou le nombre de chaussures vendues. Ensuite, vous devez vérifier quel type de chaussures fonctionne le mieux. D'autre part, il faut tenir compte des nouvelles tendances qui suscitent l'intérêt de l'acheteur. Enfin, vous devez vérifier à nouveau et prendre des mesures correctives si nécessaire.
