La matrice RACI permet d'attribuer et de définir le degré de responsabilité qui correspond à chacune des personnes impliquées dans la réalisation d'un projet.
Elle est également connue sous le nom de matrice de répartition des responsabilités. Son but est de pouvoir établir les différents rôles et responsabilités que doit assumer chaque personne qui se forme dans la réalisation d'un projet.
En conséquence, il est recommandé de le préparer au début d'un projet. Pour que dès le début, il soit clair et établi le rôle et la responsabilité que chaque personne qui participe à un projet assumera. Cela garantit également une plus grande collaboration entre tous les participants.
Que signifie chaque lettre qui compose le nom de la matrice RACI
Le nom de la matrice RACI est composé de quatre lettres et chaque lettre a une signification. La signification de chaque lettre est la suivante :
Lettre R
Sans aucun doute, le R est la lettre qui indique qui assume la responsabilité. Cette lettre définit le rôle de la personne qui est chargée d'effectuer une certaine tâche. Par conséquent, vous assumez la responsabilité de remettre les devoirs terminés à temps et de la manière établie.
Lettre a
De même, la lettre A détermine qui approuve. Le rôle de la personne qui agira en tant qu'approbateur est d'accepter et d'approuver la tâche soumise par la personne responsable. En d'autres termes, l'approbateur atteste que les travaux ont été exécutés selon les exigences requises.
Lettre C
De son côté, la lettre C indique qui est consulté. Ce sont généralement des experts ou des connaisseurs d'un sujet et d'une tâche qui sont consultés pour leur opinion et leurs suggestions sur certains aspects des tâches du projet. L'externe a consulté son avis sur certains aspects qui doivent être pris en compte dans la réalisation du projet, puisqu'il est un expert en la matière.
Lettre I
Enfin, la lettre I détermine qui fait rapport. Le rôle de ces personnes implique chaque individu qui doit être informé du processus d'évolution et de développement des tâches qui font partie du projet. Ils doivent également être informés de la fin des tâches.
Avantages de faire une matrice RACI
Les principaux avantages à obtenir lorsqu'une matrice RACI est réalisée sont :
- Les rôles et responsabilités de chacun des participants impliqués dans un projet sont clairement définis.
- Il est possible de déterminer quelle personne assume la responsabilité de rendre des comptes relativement aux tâches ou travaux qui doivent être exécutés.
- Il permet d'équilibrer les charges de travail entre les personnes, les équipes ou les services impliqués dans le développement du projet.
- Il permet de garder facilement un suivi contrôlé de l'évolution et de l'exécution des tâches et travaux requis pour mener à bien le développement du projet.
Comment construire une matrice RACI
Pour développer une matrice RACI, les étapes suivantes doivent être suivies :
Étape 1
Tout d'abord, les tâches à effectuer dans un projet sont déterminées et placées sous forme de lignes qui composent la matrice.
Étape 2
Deuxièmement, les personnes impliquées dans le développement du projet sont identifiées et placées sous forme de colonnes au sein de la formation matricielle.
Étape 3
Troisièmement, les lettres du mot qui composent le nom de la matrice RACI sont placées. En attribuant chaque lettre à chaque tâche, il est possible de définir qui des personnes impliquées sera responsable, qui approuve, qui est consulté et qui doit être informé dans l'exécution de chaque tâche du projet.
Étape 4
Enfin, il sera possible de déterminer si tout le travail est bien réparti, s'il y a des espaces vides et s'il y a des doublons. Ceci afin de vérifier que tout est bien formé et d'éviter des problèmes ultérieurs.
Avantages et inconvénients de l'application d'une matrice RACI
Les avantages qui peuvent être obtenus dans la réalisation d'un projet en appliquant la matrice RACI sont les suivants :
1. Il existe un processus de communication agile et simple
La communication s'avère généralement plus simple et plus rapide, puisque la matrice RACI permet de visualiser clairement le rôle et la fonction que chaque personne doit jouer. Cela n'élimine pas, mais minimise les problèmes de communication entre les personnes impliquées dans le projet.
2. Améliorer la productivité
Évidemment, en minimisant les problèmes de communication, cela contribue à une meilleure utilisation du temps et par conséquent une augmentation de la productivité est obtenue. Le temps d'achèvement de chaque tâche est raccourci et cela rationalise le processus d'exécution global.
3. Bonne répartition du travail
De plus, la matrice RACI vous permet de visualiser les responsabilités et les fonctions, afin de pouvoir identifier si la charge de travail est répartie de manière proportionnée. S'il est possible de déterminer qu'un responsable se voit confier une charge de travail excessive, les ajustements nécessaires sont effectués avant l'exécution du projet. Parvenir à une répartition plus équilibrée des charges et des responsabilités.
4. Les attentes sont satisfaites
En effet, lors de l'application de cet outil, les résultats obtenus en fin de projet sont très proches des résultats attendus en début de projet. Cela se produit parce que vous pouvez mieux contrôler toutes les tâches qui doivent être développées. De plus, chaque personne sait précisément de quoi elle est responsable dans l'ensemble du processus d'exécution du projet.
Bien que les avantages soient grands et nombreux, il peut aussi y avoir des inconvénients à la matrice RACI.
- Au début, il peut être excessivement complexe à appliquer, ce qui a un effet négatif sur sa compréhension.
- Malgré le fait que la matrice RACI soit un excellent outil, il ne suffit pas de la créer, mais vous devez également vous y conformer.
- Conformément à ce qui précède, pour ceux qui ne sont pas familiers avec la matrice, il peut être coûteux de la générer pour la première fois.
- Il est possible qu'il y ait des projets qui ne nécessitent pas de planification de ce type, donc la création de la matrice peut être plus quelque chose qui ralentit le projet, que quelque chose qui le pilote.
En conclusion, la matrice RACI est un outil très utile qui peut être appliqué dans tout type de projet. Puisqu'il détermine les rôles et fonctions de toutes les personnes qui participent à sa réalisation. Cela favorise un meilleur contrôle et l'obtention de meilleurs résultats à la fin du projet.