La gestion des processus est une approche qui considère une organisation comme un réseau de processus liés et interconnectés. Par conséquent, c'est la façon de gérer une organisation en fonction des processus qui sont effectués.
Sans aucun doute, un processus est une séquence d'activités qui vise à ajouter de la valeur à un intrant pour obtenir un résultat ou un extrant. Toute sortie doit satisfaire un besoin ou une exigence du client interne ou externe d'une entreprise.
Bien entendu, tout processus, qu'il soit simple ou compliqué, grand ou petit, doit avoir une entrée, une transformation et une sortie. L'entrée est toute ressource ou entrée qui doit être transformée. La transformation est le processus de travail qui ajoute de la valeur aux intrants et obtient un résultat. L'output constitue le résultat final, tel que le bien ou le service qui parvient à satisfaire un besoin.
De plus, la gestion axée sur les processus contraste avec la structure traditionnelle des organisations basées sur les fonctions. L'idée fondamentale est d'ajouter de la valeur aux clients internes et externes. Pour cette raison, l'amélioration continue de tous les processus est recherchée à travers leur identification, leur description et leur documentation.
Comment savoir si une activité est un processus ?
En effet, toutes les activités réalisées dans une entreprise ne peuvent pas être considérées comme un processus. Pour considérer une activité comme un processus, vous devez :
1. Avoir une mission et un objectif clairs
Chaque activité classée comme processus doit répondre à la mission et aux objectifs établis par l'organisation. Ces activités doivent répondre à ce que l'entreprise attend de faire.
2. L'activité doit être définie avec précision
Tous les membres de l'organisation doivent savoir précisément comment chaque processus doit être effectué. Même lorsqu'un nouvel employé est embauché, vous pouvez avoir accès à des sources documentées qui indiquent comment chaque activité est réalisée.
3. Il doit contenir des entrées et des sorties
Bien entendu, chaque processus doit avoir un apport d'intrants ou de matières premières qui doivent être transformés en un résultat final. Ce résultat est ce que l'on appelle le résultat du processus qui ajoute de la valeur pour les clients internes et externes.
4. Les fournisseurs, les clients et un produit final peuvent être identifiés
Naturellement, les fournisseurs seront tous ceux qui fournissent les intrants ou les matières premières pour réaliser le processus. Le client sera le destinataire du bien ou du service généré. Alors que le produit final est la sortie de valeur que le processus génère.
5. L'activité peut être divisée en tâches ou sous-processus
Chaque processus peut comporter une ou plusieurs tâches qui seront exécutées par une ou par un groupe de personnes chargées de son exécution.
6. Peut être documenté
Toutes ces activités peuvent être documentées à l'aide d'une méthodologie de gestion des processus, définissant les délais, les ressources et les coûts. L'ensemble de ce dossier documenté garantit le respect des normes de qualité.
7. Attribution de responsabilités
Certes, un processus se subdivise en tâches qui doivent être réalisées dans un service ou dans plusieurs services de l'entreprise. Chaque activité doit apporter une valeur ajoutée aux clients internes, si l'on parle d'un sous-processus, ou externe, s'il s'agit de l'étape finale de la sortie du processus. A chaque marche il doit y avoir un responsable de chacune des sorties.
Pourquoi est-il important d'être basé sur les processus ?
Il est logique de supposer que la gestion des processus définit les processus qui doivent être exécutés d'une manière préalablement structurée, en les révisant continuellement pour trouver des opportunités d'amélioration. Ceci, car, si les processus d'une organisation sont continuellement améliorés, cela contribue à améliorer le fonctionnement global de l'organisation.
En effet, l'accent mis sur les processus permet une vision globale du fonctionnement de l'entreprise en général et globalement. Il reconnaît également que l'entreprise doit avoir une structure horizontale pour répondre à un cycle du processus de manière complète.
De plus, tous les processus recherchent la satisfaction du client. Lorsqu'on parle de microprocessus, il ne comprend que les processus internes qui satisfont les besoins des clients internes. Désormais, un macro-processus comprend à la fois des processus internes et externes pour satisfaire les clients internes et externes de l'organisation.
De même, en mettant l'accent sur les processus, l'entreprise pourra obtenir un avantage concurrentiel, puisque ce type d'administration donne la priorité à la satisfaction du client. Cela signifie que les entreprises sont obligées de maximiser leur efficacité. Par conséquent, il est impératif que les organisations recherchent une amélioration continue de leurs processus et, à leur tour, de l'entreprise en général, offrant de meilleures solutions aux problèmes des clients.
Avantages de la gestion des processus
La gestion des processus présente les avantages suivants :
1. Réduire les coûts internes inutiles
Pour commencer, l'entreprise peut réduire les coûts inutiles au sein de ses processus, car elle peut éliminer les tâches ou les étapes qui n'ajoutent pas de valeur. Par conséquent, si des étapes inutiles sont éliminées, les coûts sont également éliminés.
En éliminant les activités sans valeur ajoutée, le processus devient plus précis et l'entreprise peut se concentrer davantage sur la satisfaction des exigences, des besoins et des attentes des clients. Dans l'ensemble, cela permet d'économiser des ressources telles que le temps, l'argent et les efforts humains.
2. Raccourcir les délais de livraison
Ensuite, les délais ou les délais peuvent être raccourcis en identifiant les temps d'arrêt du cycle de traitement. Pour cette raison, les processus sont éliminés et rationalisés.
3. Améliore la qualité et le service perçus par le client
D'autre part, en améliorant la qualité et le service offert, le client satisfait mieux ses besoins. Faire en sorte que les clients aiment entretenir une relation avec l'entreprise.
4. Incorporer des activités de service supplémentaires
De même, cette approche permet d'ajouter très facilement des avantages supplémentaires au service client. Ces agrégats de services ont un faible coût et sont facilement perçus par le client.
Caractéristiques des organisations qui utilisent la gestion des processus
1. Le processus prédomine sur la structure
En premier lieu, les entreprises qui appliquent la gestion des processus considèrent que la structure de l'entreprise n'est rien de plus que l'infrastructure pour exécuter les processus. Par conséquent, ils donnent de la pertinence aux processus et les stratégies sont conçues en fonction des processus.
2. Son organisation est transversale
Deuxièmement, la gestion des processus oblige les organisations à se configurer comme un ensemble ou un système de processus et de sous-processus qui permettent d'atteindre des objectifs. L'objectif principal de tous les processus est de générer de la valeur pour le client.
3. Utilisation des informations
Troisièmement, les organisations accordent une grande valeur aux informations sur les différents processus et activités qui doivent être effectués. Le flux constant d'informations est essentiel pour opérer avec succès dans tous les processus et dans le fonctionnement général de l'entreprise.
4. Ils sont générateurs de valeur
Enfin, les organisations qui appliquent le management par les processus sont génératrices de valeur. Pour la même raison qu'elle est basée sur les processus, chaque sortie est une valeur ajoutée à travers les produits et services qu'elle offre. Et c'est le but fondamental de tout processus.
Étapes de gestion des processus
Les étapes les plus importantes dans la mise en œuvre de la gestion des processus sont :
1. Information, formation et participation
La gestion des processus est une nouvelle façon de gérer. Il est donc essentiel que chacun soit informé et formé avant de mettre en œuvre les processus. De plus, chacun doit être informé des objectifs que vise le processus, de ses étapes et de la collaboration requise.
2. Identification des processus
Bien entendu, les processus doivent être clairement identifiés. Par conséquent, une liste de tous les processus qui sont effectués doit être faite. Chaque processus doit avoir :
- Un nom.
- Les activités et les étapes que vous devez prendre.
- Une carte des processus.
3. Sélection des processus pertinents
Il convient de noter que les processus pertinents sont ceux qui ajoutent le plus de valeur et sont très importants pour que l'entreprise fonctionne efficacement. Pour cette raison, ils ont un impact significatif sur les objectifs stratégiques de l'entreprise.
4. Établir un responsable
Une fois les processus pertinents identifiés, un responsable leur est affecté. La personne responsable doit avoir la responsabilité et l'autonomie nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques.
5. Analyse des processus et détection des problèmes
Chaque processus est analysé, qu'il réponde ou non aux objectifs proposés. Si l'un d'entre eux ne les respecte pas et présente un problème, ils doivent être repensés de manière appropriée.
6. Correction des problèmes
Une fois les problèmes ayant le plus d'impact sur les objectifs et les clients identifiés, une solution est recherchée pour eux. Ceci, définissant les actions qui doivent être suivies afin de ne pas affecter la performance du processus et l'organisation dans son ensemble.
7. Utilisation d'indicateurs
Enfin, les processus seront évalués périodiquement. Cela dépendra de cette évaluation s'ils sont conformes aux indicateurs proposés. Les indicateurs sont très importants pour analyser la performance réelle des processus et pour pouvoir déterminer les points faibles. Tout cela, afin d'appliquer des mesures correctives.
Pour conclure, on peut dire que la gestion des processus augmente l'efficacité des organisations. Ceci, car son succès dépendra de l'exécution adéquate de ses processus, qui doivent être clairement documentés. Mais, surtout, ils doivent viser à générer de la valeur pour le client.