Le dossier administratif est l'ensemble des documents qui servent de base à un organe administratif pour statuer sur une résolution administrative.
Le dossier administratif doit être constitué de tous les documents pertinents qui aident l'administration publique à résoudre un problème. En d'autres termes, il doit comprendre tous les décrets, accords, essais, avis et même notifications.
Documents n'appartenant PAS au dossier administratif
Certains documents ne devraient pas être inclus dans le dossier administratif en raison de leur manque de pertinence :
- Documents contenant des opinions ou des évaluations subjectives.
- Informations préparatoires auxiliaires ou de soutien qui n'apportent pas de nouvelles informations.
- Communications internes entre les fonctionnaires de l'administration publique.
- Rapports non obligatoires.
Caractéristiques du dossier administratif
Les principales caractéristiques sont :
- Le dossier administratif est renseigné par tous les documents qui rassemblent les actions ou procédures administratives dès le début d'une action d'office par l'administration ou à la demande d'une partie.
- Il fait la promotion que ce dossier soit électronique et non sur papier.
- Pour que ce dossier administratif remplisse sa fonction, il est organisé chronologiquement et individuellement.
- Les documents sont foliés et chaque folio doit être paraphé.
- Le début de toute procédure, de tout type, commence par la constitution de ce fichier, où sont collectées les données de base.
- Ces dossiers font l'objet d'actes administratifs ou d'accords. Ces actes ou accords peuvent faire l'objet d'un recours devant les tribunaux. Par conséquent, ce dossier sert de preuve pour une éventuelle révision devant les Tribunaux de la juridiction contentieuse-administrative.
Envoi du dossier aux tribunaux
Un aspect important de ce dossier administratif, qui comprend chronologiquement toutes les procédures, est sa soumission aux tribunaux lorsque des actes administratifs sont contestés. Comment se fait cet envoi avec toutes ses garanties ?
- Le dossier doit être transmis par l'organe administratif qui s'est appuyé sur lui pour dicter l'action attaquée.
- Vous devez envoyer ce dossier dans un délai court déterminé par le droit administratif.
- Si le dossier n'est pas transmis au tribunal afin qu'il puisse vérifier si l'acte administratif fondé sur le même dossier est conforme à la loi, le juge peut infliger une amende à l'Administration publique pour sa désobéissance.
Types de fichier
Les principaux types de fichiers sont :
- Dossiers judiciaires: Ils commencent par la présentation de la demande et celle-ci est formée par les agents de la justice. Le dossier se termine lorsque le juge décrète le dossier du procès ou prononce une sentence. Si un avocat a besoin de savoir à quel stade de la procédure se trouve votre affaire, vous pouvez demander au tribunal de remettre le dossier complet afin que vous puissiez connaître tous les détails du processus judiciaire.
- Dossiers administratifs: Ils peuvent survenir de toute nature. Il peut être de nature disciplinaire. Par exemple, un dossier a été ouvert à un fonctionnaire qui n'a pas rempli ses fonctions. Ou cela peut être pour résoudre la pétition d'un citoyen. Par exemple, un dossier a été ouvert pour obtenir la nationalité.
- Dossier de police: Ce dossier est de nature pénale, puisque sa fonction est de recueillir les informations nécessaires pour savoir si un crime est en train d'être commis qui sera porté devant le juge et à son tour est conforme au dossier judiciaire.