L'organisation formelle est celle qui est planifiée et qui établit un ensemble de règles, de structures et de procédures qui permettent d'ordonner les activités de l'organisation.
L'organisation formelle repose sur la division du travail, la définition des différents niveaux d'autorité et la création de canaux de communication entre les travailleurs.
Sa structure et ses lignes directrices sont planifiées par les administrateurs de l'organisation et se reflètent généralement dans des documents, des normes, des processus et des organigrammes.
Les relations en dehors de l'organisation formelle sont considérées comme des organisations informelles, naissant spontanément entre collègues.
Composantes de l'organisation formelle
- Un ensemble de règles et de procédures bien définies: Qui sont préalablement conçus afin d'obtenir un but ou un objectif.
- Objectifs et stratégies: Des objectifs à court et à long terme sont définis ainsi que des stratégies pour les atteindre.
- Statut symbolique: La structure donne un certain statut aux membres selon leur position et leur pouvoir relatif.
- Activités définies: L'organisation définit les activités de chaque membre de l'organisation. Des obligations et des limites sont établies.
- Canaux de communication: Il existe des canaux de communication définis qui doivent être conformes à la hiérarchie et aux procédures de l'organisation.
- Procédures de coordination: Des procédures et des mécanismes sont définis pour la coordination des activités des différents membres de l'organisation.
Origine de l'organisation formelle
L'origine de ce type d'organisation est la conception créée par les propriétaires et les administrateurs qui cherchent à définir des stratégies pour atteindre avec succès leurs objectifs.
Il y a au moins trois éléments clés qui définissent cette organisation :
- Division du travail: Il consiste à diviser un travail en plusieurs activités élémentaires afin que les travailleurs puissent se spécialiser et ainsi être plus productifs.
- Départementalisation: Il consiste à créer différents départements dans la même organisation afin que chacun d'eux soit responsable d'une certaine activité ou d'un objectif. Ainsi par exemple : service marketing ou service relations publiques. Au fur et à mesure que l'organisation grandit, les départements deviennent plus complexes et des départements sud ou des sous-divisions sont généralement créés.
- Contrôler: consiste à créer des mécanismes pour contrôler et mesurer le développement des activités de l'organisation.
Relation entre organisation informelle et formelle
L'organisation informelle peut compléter ou renforcer l'organisation formelle grâce à une bonne relation et une bonne coopération entre les membres de l'organisation. Cependant, l'organisation informelle peut aussi affaiblir l'organisation formelle. Cela se produit lorsque l'envie, l'antagonisme ou lorsque le rôle informel est plus fort que le rôle formel.
Un exemple dans lequel le formel ne coïncide pas avec l'informel est celui où, selon la structure organique établie, il y a un chef de service mais en pratique, tout le monde suit les idées et les directives d'une autre personne qui, bien qu'elle n'ait pas de poste de patron, a une personnalité et un leadership très forts.
Exemple d'organisation formelle
Dans l'image suivante, nous pouvons voir l'organigramme conçu dans le cadre de l'organisation formelle d'une entreprise :
