Gestion des achats - Qu'est-ce que c'est, définition et concept
La gestion des achats est l'acquisition de biens et de services par une entreprise afin d'assurer son processus de production.
Il est à noter que la gestion des achats est un processus assez complexe pour une entreprise. Avant de faire une gestion d'achat il est nécessaire d'étudier le marché à la recherche des meilleurs fournisseurs. Pour cela, il est nécessaire de connaître les conditions de qualité et de prix des biens et services à acheter.
Ensuite, le processus de négociation est effectué et les procédures correspondantes sont suivies pour gérer les achats. La gestion des achats d'une entreprise est déterminante pour obtenir un résultat final réussi.
Processus de gestion des achats
Les questions les plus importantes auxquelles nous devons répondre dans le processus de gestion des achats sont :
1. Quand acheter ?
Sans aucun doute, pour savoir quand acheter, il faut d'abord faire une étude préalable du marché. Cela nous fournit des informations sur les biens et services que les fournisseurs proposent sur le marché. Avec ces informations, l'entreprise anticipe les exigences et les besoins de l'entreprise. Car lorsque les biens et services sont requis, les sources d'approvisionnement sont déjà identifiées.
2. Quoi acheter ?
Bien entendu, le processus d'achat est centralisé dans le service achats d'une entreprise. Les besoins d'achats des zones de production, d'inventaire et de vente sont adressés à ce service. Dès réception des besoins, le département priorise les besoins les plus imminents et procède à la mise en œuvre des procédures de gestion des achats.
Généralement, la décision d'acheter est prise par le comité d'achat de l'entreprise. Ce comité peut être composé de dirigeants d'entreprise. La décision est prise en fonction des besoins les plus importants pour la performance de l'entreprise.
3. Comment acheter ?
En revanche, le mode d'achat est défini en fonction des offres reçues. Toutes les propositions d'offres reçues doivent être analysées et évaluées, afin de choisir la meilleure proposition. Pour rendre la décision plus efficace, il est conseillé de présélectionner les offres. De sorte que seules les propositions qui correspondent le mieux aux objectifs fixés par l'entreprise restent à examiner.
4. Combien acheter ?
En effet, la détermination du montant à acheter intervient après le processus de négociation avec les fournisseurs. Il peut s'agir de quantités de vente minimales et maximales établies par le fournisseur. Les prix, les modes de paiement, le service de livraison et les garanties peuvent être négociés.
5. Où acheter ?
De même, cela est décidé après la sélection des prestataires. Pour cela, les fournisseurs sont contactés et des informations relatives aux conditions économiques et techniques et aux services après-vente proposés sont demandées. Il est également pratique de demander des devis, des échantillons et des catalogues.
Avantages d'une gestion efficace des achats
Parmi les avantages d'une bonne gestion des achats, citons :
1. Réduction des coûts
En premier lieu, une bonne gestion des achats peut éviter à l'entreprise d'engager des dépenses inutiles. Par conséquent, le service des achats doit être composé de personnel qualifié. Pour que sa bonne gestion aboutisse au renforcement de la relation avec les fournisseurs. Cela permettra une meilleure négociation des prix d'acquisition et d'obtenir de meilleures conditions de paiement.
Naturellement, ils devraient toujours négocier de meilleures conditions dans les contrats, pour avoir un plus grand flux de trésorerie, des coûts inférieurs et augmenter en conséquence l'utilité de l'entreprise. De plus, ils doivent éviter de faire des achats urgents, car tout doit être planifié au préalable.
2. Amélioration de la qualité des fournitures et des services
Deuxièmement, une bonne gestion des achats permet d'identifier les meilleurs fournisseurs, ce qui conduit à une amélioration de la qualité et du prix du produit final que l'entreprise vend. C'est pourquoi certaines entreprises travaillent en étroite collaboration avec leurs fournisseurs pour améliorer tous leurs processus, et pas seulement le processus de gestion des achats.
Bien entendu, pour qu'une entreprise propose un bien et un service de bonne qualité et à bon prix, elle doit disposer des fournitures et des moyens adéquats pour y parvenir. De meilleures solutions peuvent également être apportées dans des situations critiques.
3. Réduire les risques et garantir les approvisionnements
Troisièmement, le service achats doit savoir, parmi les biens et services offerts au marché, lesquels sont déterminants pour la survie de l'entreprise. Par conséquent, vous devez prendre les mesures appropriées pour garantir les chaînes d'approvisionnement qui alimentent votre processus de production.
4. Amélioration de la compétitivité
Enfin, si le service achats s'acquitte efficacement de sa mission, il parvient à accroître la compétitivité de l'entreprise. Depuis sa bonne gestion permet une réduction des coûts, le développement de nouveaux produits et une plus grande satisfaction de la clientèle. Tout cela, sans aucun doute, augmente considérablement la position concurrentielle de l'entreprise.
Fonctions du service des achats
Parmi les fonctions les plus importantes que le service achats doit remplir, on retrouve :
- Rechercher le marché: Vous devez enquêter sur les changements qui se produisent sur le marché. Tels que les changements de prix, les tendances utilisées par la concurrence et l'apparition de nouveaux produits.
- Conseiller les clients internes : Vous devez avoir une communication étroite avec les autres départements de l'entreprise afin d'offrir un produit de qualité. Conseille les clients internes à offrir un meilleur produit ou service aux clients externes.
- Sélectionnez les fournisseurs : Vous devez sélectionner les meilleurs fournisseurs pour pouvoir mettre sur le marché des produits hautement compétitifs. De bons fournisseurs garantissent de meilleurs prix, une meilleure qualité et de meilleurs délais de livraison.
- Négociation prix et qualité : Négocier les conditions de qualité et de prix, les modes de paiement et de livraison, le tout dans le but de réduire les coûts pour l'entreprise
Enfin, nous dirons que la gestion des achats a un impact fondamental sur la livraison des biens et services que les entreprises proposent au marché. La direction des achats est chargée de fournir toutes les fournitures dont l'entreprise a besoin pour son bon fonctionnement. C'est-à-dire qu'il doit satisfaire les besoins des clients internes de l'entreprise, pour offrir une plus grande satisfaction au client externe.
