Un organigramme ou un organigramme se compose d'une figure ou d'un graphique qui représente une série de processus ou un groupe d'activités au moyen de symboles.
Par conséquent, la principale utilité d'un organigramme est qu'il montre d'un coup d'œil un processus qui peut être complexe.
De cette façon, chaque personne impliquée sait quel est son travail. Avec cela, il est possible d'augmenter l'efficacité et de réduire les incidents possibles.
Avantages de l'organigramme
Les avantages de ce type de schéma sont les suivants :
- Tout d'abord, la simplicité. En une seule image, nous aurons suffisamment d'informations pour savoir ce que nous devons faire et prendre des décisions à ce sujet.
- Deuxièmement, cela nous permet de connaître les points où un problème peut exister et nous pouvons apporter les améliorations correspondantes a posteriori et les mettre en œuvre.
- Troisièmement, il facilite les relations personnelles entre les personnes impliquées. Pour cette raison, dans le travail d'équipe (y compris virtuel), il est extrêmement utile. Chaque partie est claire sur sa part dans le processus.
- Enfin, quatrièmement, cette façon de représenter les processus permet de comprendre facilement les différents protocoles mis en œuvre dans l'entreprise.
Comment faire un organigramme
Lorsque nous recherchons la simplicité et la clarté, nous ne pouvons pas devenir trop compliqués. Parfois, on trouve des schémas de ce type qui au lieu de clarifier ils confondent. Par conséquent, il convient de prendre en compte certaines recommandations de base :
- Planifier. Tout cela fait partie d'un plan. Par conséquent, pour créer une image d'un processus, nous devons être clairs sur les mesures qui vont être prises. Il doit être aussi détaillé que possible et mieux s'il est écrit.
- Choisir. Une fois que nous savons clairement où nous voulons aller, nous devons choisir le chemin. Pour ce faire, nous décidons comment nous allons le représenter, avec quelles couleurs, formes ou design. Parce qu'il ne doit pas seulement être simple, il est également important qu'il soit attrayant à l'œil.
- Cours. Cette étape est peut-être la plus pertinente. Nous devons le créer et le faire avec logique. L'exemple que nous verrons à la fin est un cas simple, mais les processus réels peuvent être très compliqués.
- Vérifier et améliorer. Comme tout dans la vie, un organigramme peut également être amélioré. Par conséquent, avant de le publier dans l'entreprise, il est conseillé d'écouter les deuxième et troisième avis. De plus, une fois lancé, des améliorations devront être apportées, c'est certain.
Exemple d'organigramme
Imaginons un service de maintenance qui crée un organigramme pour savoir quoi faire en cas d'incident électrique.
L'entreprise dispose de deux phases de sécurité qui doivent être vérifiées pour corriger les défauts. Bien sûr, c'est un exemple simple pour montrer comment cela fonctionne. Le chiffre serait quelque chose comme ceci :
Nous pouvons voir que les avantages d'un organigramme sont clairs. C'est facile à comprendre, cela nous permet de savoir comment agir à tout moment et, si l'on ajoute les noms des responsables, aussi qui doit faire quoi.