La gestion de projet est un processus qui garantit que le projet est développé du début à la fin avec toutes les ressources affectées et dans les délais prévus.
La gestion de projet est une discipline qui s'apprend principalement par l'expérience. Contrairement à ce qui se passe avec la gestion d'entreprise en général, il n'y a pas tellement de bibliographie associée.
Et c'est que les projets peuvent avoir différentes natures; commercial, environnemental, juridique, éducatif, etc. et pour chaque zone, il existe des restrictions et des facteurs qui pourraient influencer le projet à subir des modifications par rapport à sa conception d'origine, s'étendant dans le temps ou dans les ressources.
Fonctionnalités de gestion de projet
Difficile de le souligner dans une définition, mais cela pourrait être simplifié comme suit.
Un projet a un objectif, qui doit être décomposé en plusieurs objectifs plus précis. Oui, très similaire à une enquête, mais pour ce cas, pour chaque objectif spécifique, il doit y avoir au moins les composants suivants :
- Temps d'exécution.
- Objectif d'exécution.
- Ressources associées.
- Calendrier d'exécution (de mars à décembre, par exemple, y compris tous les jours non ouvrables, tels que les jours fériés et les jours fériés).
- Indicateurs de suivi.
- Responsable de cet objectif.
Un outil très utile pour la gestion de projet est le diagramme de Gantt, qui permet de visualiser graphiquement le projet, en répartissant chacune de ses étapes en couleur.
Un autre point très important est la surveillance permanente et un plan d'urgence pour chaque cas.
Lors de la conception du projet, il est bon de dresser une liste des risques possibles et des mesures à prendre pour les réaliser. Cela vous permettra d'agir rapidement sans improviser.
Examiner constamment les activités et le budget
L'exécution des activités doit être cohérente avec le pourcentage du budget à ce jour, il est donc important d'établir des étapes. Par exemple, un projet en trois étapes :
- 1: Mars à juin 30% des activités et 20% du budget
- 2: Juin à septembre 50% des activités et 50% du budget
- 3: Octobre à décembre 100% des activités et 100% du budget
Compte tenu de ce qui précède, il serait dangereux si, par exemple, à l'étape 2, seulement 40 % des activités avaient été exécutées et, néanmoins, 50 % du budget avaient été dépensés. Cela laisse une réduction de 10 % des ressources qui doivent être ajustées en cours de route, laissant le projet vulnérable à d'autres changements.
Une autre lecture de cet exemple est que le dernier trimestre a une exécution très agile et intense, car la moitié du projet est développée, il est donc très important de le surveiller.
En général, on a tendance à penser que les projets ont une exécution proportionnée. C'est-à-dire que les activités sont réparties équitablement tout au long de la période, mais en réalité cela dépendra du type de projet exécuté.
S'il s'agit d'un projet pédagogique, celui-ci devrait logiquement être ajusté aux mois où les élèves sont à l'école, laissant les mois de vacances libres ou avec moins d'activités.
Un autre exemple important concerne la météo. Les projets de construction, par exemple, ont des retards pendant les mois d'hiver, car les pluies ou le froid provoquent des changements et des urgences à gérer.
Bref, la gestion de projet nécessite une évaluation préalable dans les domaines financier, technique, environnemental, juridique et communicationnel, pour voir quel impact il aura sur l'environnement, ou quels coups il pourrait subir lors de son développement.
C'est pourquoi, à chaque fois, les projets sont constitués d'équipes multidisciplinaires qui apportent des connaissances de différents domaines dans le but de réduire les incertitudes et d'atteindre l'exécution souhaitée dans les délais prévus. Ce serait finalement une gestion de projet réussie.
