Le contrôle administratif est l'étape de la gestion administrative qui fait référence à l'évaluation des processus et des performances administratives, ainsi qu'à l'identification des écarts et des anomalies éventuelles.
Dans la théorie et les études économiques et commerciales, le contrôle administratif est considéré comme l'une des phases qui composent le processus administratif.
A travers les fonctions de contrôle, les différentes organisations cherchent à surveiller leur fonctionnement. C'est-à-dire qu'il établit des modèles de surveillance qui permettent d'observer les performances de l'entreprise.
La raison principale de son existence est l'évaluation de paramètres qui signalent un fonctionnement correct dans l'exercice de sa mission ou de son activité économique.
Pour ce faire, des fonctions ou des tâches sont créées qui facilitent en permanence l'évaluation des processus lancés.
En ce sens, la prévision initiale de l'entreprise est comparée aux valeurs réellement vécues ou atteintes.
Principales caractéristiques du contrôle administratif
Au sein des fonctions administratives relevant du contrôle administratif, une série de caractéristiques se retrouvent en commun :
- Évaluation et suivi des processus: En observant l'activité de l'organisation, on entend mesurer son fonctionnement et les niveaux d'efficacité qu'elle produit.
- Élaboration de patrons et de métriques : Après observation, le bon contrôle administratif doit servir à établir des ratios ou des niveaux optimaux de production, d'exploitation, etc.
- Recherche d'efficacité: Le contrôle administratif vise la disparition des écarts entre ce qui est planifié et ce qui est exécuté. Pour cela, il nécessite des processus administratifs et de production aussi proches que possible de ceux proposés à l'origine.
- Identification des anomalies: Compte tenu des points précédents, le contrôle doit identifier les erreurs ou manquements aux procédures qui apparaissent dans la vie quotidienne d'une organisation.
Modalités de contrôle administratif
Le travail administratif axé sur le contrôle s'effectue différemment selon le moment ou le moment où il a lieu :
- Prévention et anticipation: Ce type de contrôle administratif est levé avant le début des processus. Elle renvoie à l'observation des ressources à utiliser, de leur réalisation et de leur disposition selon les critères de planification.
- Observation simultanée : Parallèlement, des paramètres de contrôle sont établis qui sont simultanés au processus administratif. De cette façon, les données sur l'utilisation des intrants sont obtenues et les anomalies sont détectées en temps réel.
- Retour: Une fois un processus terminé, des conclusions sont tirées sur sa performance, dans le but de définir ses aspects possibles à améliorer pour l'avenir.
Ceci dit, on constate que l'étape de contrôle est intrinsèquement liée à la planification.
En d'autres termes, un bon contrôle et son exécution doivent permettre que la conception et la planification stratégique initiale soient réalisées sans déviations fonctionnelles.
Sa coordination et la réalisation efficace des objectifs de l'entreprise se traduiront donc par la réalisation d'avantages économiques.