L'inventaire physique est le comptage manuel de tout l'inventaire d'une entreprise. Ceci, en considérant les intrants, les produits en cours, les biens finis, les immobilisations, entre autres.
En d'autres termes, faire un inventaire physique s'apparente à organiser un recensement de la population d'un pays. Les deux, en outre, sont destinés à servir de base à la prise de décision.
Il ne faut pas oublier que l'inventaire physique fait partie de la gestion des stocks.
Contrôle de l'inventaireImportance de l'inventaire physique
L'importance de l'inventaire physique réside dans les points suivants :
- Il permet de vérifier que ce qui est noté dans les registres comptables (vraisemblablement numérisés) existe bien.
- Confirmez la rotation des produits, c'est-à-dire la vitesse à laquelle les marchandises sont vendues ou distribuées. De cette façon, l'administration est en mesure de découvrir, par exemple, s'il y a des marchandises qui sont fabriquées en nombre beaucoup plus grand que sa demande, ce qui affecte les résultats de l'entreprise.
- Il révèle les pertes pour les produits en mauvais état, ce qui est particulièrement important dans le cas des denrées périssables ou périssables. Il se peut, par exemple, que l'entreprise identifie une panne dans ses systèmes de réfrigération.
- L'entreprise peut trouver des immobilisations obsolètes, comme de la vieille machinerie, qu'elle doit mettre hors service.
Processus d'inventaire physique
Le processus d'inventaire physique comprend plusieurs tâches :
- Informer et impliquer les employés.
- Déterminez la date ou les jours prévus pour le dépouillement, en cherchant autant que possible qu'il s'agisse de saisons de peu d'activité dans l'entreprise.
- Nettoyage et commande des entrepôts pour faciliter la préparation des stocks.
- Détaillez les caractéristiques de tous les biens, principalement leur catégorie (type de produit) et leur mesure (en litres, mètres ou kilos). Par exemple, dans le cas d'une pharmacie, il peut être classé en anti-inflammatoires, antibiotiques, articles d'hygiène personnelle, entre autres.
- Disposez les produits selon le système d'assortiment afin que les articles puissent être déplacés plus rapidement. Cela implique, par exemple, que les employés qui ont besoin d'un certain intrant pour effectuer leur travail, puissent le trouver à proximité de leur emplacement.
Valorisation des stocks
Le stock physique est valorisé sur la base de son coût, c'est-à-dire du prix d'acquisition dans le cas des intrants. Pour les produits finaux et en cours de fabrication, l'une des trois méthodes suivantes est utilisée :
- Méthode de valorisation FIFO : La valeur du bien est estimée en tenant compte du fait que la matière première utilisée en premier est la plus ancienne de l'entrepôt.
- Modèle de valorisation LIFO : C'est l'inverse du cas précédent. Cette fois, les intrants les plus récemment achetés sont ceux utilisés pour fabriquer la marchandise.
- Prix Moyen Pondéré (PMP) : Une moyenne est calculée entre la valeur de la matière première enregistrée au début du processus de production et celle de celle qui entrait lors de la fabrication du produit final.
En revanche, le cas des immobilisations est très particulier car elles perdent de la valeur avec le temps. C'est ce qu'on appelle l'amortissement.