La gestion des connaissances est un processus qui suit un ordre systématique, logique et organisé pour produire, transmettre et appliquer les connaissances.
Fondamentalement, la gestion des connaissances appliquée aux organisations se produit lorsque les connaissances et les expériences sont transférées d'une personne ou d'un groupe à une autre personne ou groupe faisant partie d'une organisation.
La gestion des connaissances est donc un système facilitateur qui transfère les expériences individuelles et collectives. Ces expériences font partie de la connaissance de la ressource humaine qui travaille dans une organisation. L'objectif est de faire en sorte que ces connaissances deviennent une valeur ajoutée pour l'entreprise et lui permettent d'obtenir un avantage durable sur les autres.
Car la connaissance ne peut être considérée comme une exclusivité de chaque employé. Les connaissances sont partagées et deviennent un atout important pour l'entreprise. En partageant les connaissances, tout le monde peut les utiliser et cela permet aux entreprises d'augmenter leur efficacité et leur productivité.
En d'autres termes, la gestion des connaissances permet aux entreprises d'ajouter de la valeur ajoutée aux produits et services qu'elles vendent sur le marché. Cette valeur ajoutée les différencie considérablement de la concurrence.
L'information est-elle la même chose que la connaissance ?
Nous devons préciser que l'information et la connaissance ne signifient pas la même chose.
1. Informations
Sans aucun doute, l'information englobe une série de données structurées selon sa pertinence et sa finalité. L'information est un message transmis à une personne ou à un groupe de personnes faisant partie d'une organisation. Ce message est transmis afin d'atteindre les objectifs proposés.
2. Connaissances
Alors que la connaissance est un ensemble de connaissances qui est souvent difficile à communiquer. Pour cette raison, il est nécessaire qu'une série de manuels, tableaux, schémas et tout autre outil pour aider à les transmettre soit développé au sein de l'organisation.
D'autre part, les connaissances évoluent constamment. Il évolue en interagissant avec les personnes qui l'utilisent et l'environnement dans lequel l'organisation opère. Ainsi, les connaissances sont continuellement complétées et améliorées.
Types de connaissances
Il existe principalement deux types de connaissances :
1. Explicite
En effet, la connaissance explicite est le type de connaissance qui atteint un degré de formalisation au moment de l'élaboration des documents, règles, codes et normes. Cela permet de faciliter le processus de transmission au moyen de formations et de cours pour la formation qui doivent être offerts en permanence pour les ressources humaines.
2. Tacite
Or, les connaissances tacites sont les connaissances que possède chaque personne qui fait partie de l'entreprise et qui sont liées à l'expérience et aux compétences acquises. Il a une grande importance pour toute entreprise, mais il est plus difficile de communiquer et de partager.
Il s'agit donc d'un actif immatériel et difficile à formaliser. Puisqu'il comprend une série de croyances, de valeurs, d'intuitions et d'émotions. Pour cette raison, il est difficile de le formaliser avec des mots, car il s'extériorise à travers des actions affectives.
Avantages de l'utilisation de la gestion des connaissances
Les organisations qui appliquent correctement la gestion des connaissances bénéficient des avantages suivants :
1. Accès facile à des connaissances utiles et pertinentes
Premièrement, lorsqu'une gestion appropriée des connaissances est appliquée, tout le monde dans l'organisation peut accéder rapidement aux connaissances. Ces connaissances sont utiles et pertinentes.
En effet, ayant facilement accès aux connaissances qui existent au sein de l'organisation, chacun peut clairement savoir qui détient les connaissances tacites ou comprises. Et on sait où trouver la connaissance explicite, c'est-à-dire celle qui doit être précisée clairement et en détail.
2. Réduction du temps
Deuxièmement, en gérant correctement les connaissances, il est possible de réduire le temps que les entreprises mettent à développer de nouveaux produits. De même, il faut moins de temps pour améliorer les produits existants. Et aussi les temps dans la résolution des problèmes qui se posent sont minimisés.
3. Réduction des coûts
Troisièmement, les coûts en général sont réduits, car les coûts associés aux erreurs répétées sont éliminés. Si vous avez une connaissance adéquate des processus, moins d'erreurs sont commises et l'efficacité de l'entreprise augmente.
4. Gestion des connaissances actualisées et innovantes
Enfin, si la gestion des connaissances est utilisée correctement, les connaissances utiles et pertinentes peuvent être continuellement renouvelées. Cela permet de toujours tenir à jour les connaissances que les employés de l'organisation manipulent. De même, la connaissance sera toujours innovante pour que l'entreprise réagisse mieux aux changements qui peuvent survenir.
Quels sont les éléments les plus importants de la gestion des connaissances?
Bien entendu, le savoir appartient aux personnes ou au capital humain qui fait partie d'une organisation. Cependant, les éléments d'intérêt les plus importants dans la gestion des connaissances sont les compétences et les informations que les gens possèdent.
De manière générale, nous savons tous que les connaissances que possède le capital humain d'une entreprise constituent une ressource vitale et déterminante pour une organisation. Car, du bon ou du mauvais usage et usage qui en est fait, dépendra le succès ou l'échec de l'entreprise.
Bien entendu, ces connaissances constituent le savoir-faire de l'organisation. Si l'entreprise parvient à tirer parti de cet actif immatériel correctement, elle peut réussir. Il est donc nécessaire que ces connaissances soient stockées et organisées dans les systèmes d'information de l'entreprise.
En effet, lorsqu'il existe un système d'information bien structuré, ces connaissances sont accessibles rapidement et efficacement. Tout cela facilite la prise de décision dans toute situation ou problème qui peut être rencontré.
Outils utilisés dans la gestion des connaissances
Les principaux outils qui peuvent être utilisés dans la gestion des connaissances sont :
- Formation en entreprise: Comprend toutes sortes de formations et d'ateliers que les employés reçoivent en dehors de l'entreprise. C'est un processus formel de réception des connaissances, de sorte qu'ils pourraient même fréquenter les universités.
- Gestion des compétences : C'est un modèle stratégique dans lequel les compétences et les attitudes que doivent posséder les employés de l'organisation sont déterminées et gérées. Ceci afin d'atteindre les objectifs fixés
- Gestion de l'information: Il désigne les systèmes d'information qui ont ordonné et organisé l'information. Pour qu'il atteigne facilement tous ceux qui en ont besoin et ainsi le processus de prise de décision est plus facile.
- Apprentissage dans l'organisation : Il motive l'apprentissage collectif, de sorte qu'un processus d'innovation constante est généré. Où il est entendu que les erreurs ne sont pas un échec, mais que les erreurs contribuent à l'amélioration continue de l'entreprise.
- Veille concurrentielle: Il s'agit de rester en contact avec les marchés afin de trouver de nouvelles opportunités d'affaires. De la même manière, il permet à l'entreprise d'anticiper les risques qui peuvent l'affecter et d'y faire face de manière plus appropriée.
En conclusion, on peut dire que l'application de la gestion des connaissances est bénéfique pour toute entreprise. Puisqu'il permet à l'organisation d'utiliser de meilleures stratégies, pratiques, techniques et solutions. Il en résulte une augmentation de l'efficacité et de la productivité de l'organisation. De même, en standardisant les processus, la prise de décision est améliorée.