La matrice d'Eisenhower est une représentation graphique, qui montre les tâches en attente d'exécution, mais le fait en les classant par degré d'importance de ces tâches. De cette façon, permettant de les organiser par niveau d'importance.
La matrice d'Eisenhower est une représentation graphique, où un quadrant à deux axes est affiché. Ces axes montrent le degré d'importance, ainsi que l'urgence requise pour chaque tâche. En ce sens, le quadrant nous aide à classer les tâches, en fonction de leur degré d'importance et des délais de livraison. En même temps que, d'autre part, il permet l'organisation du travail, de sorte qu'en un coup d'œil nous pouvons organiser tout le travail en attente.
La matrice d'Eisenhower est composée de quatre blocs.
Sa classification, comme nous l'avons dit, établit les tâches en fonction de l'urgence qu'une telle tâche requiert, ainsi que de leur importance.
Comment la matrice d'Eisenhower est-elle conçue ?
Il faut savoir que la matrice d'Eisenhower, comme nous l'avons dit, est constituée de quatre quadrants.
Dans le premier quadrant se trouvent les tâches les plus importantes ainsi que les tâches urgentes. En ce sens, nous parlons des projets les plus importants, qui nécessitent une plus grande attention, ainsi que l'urgence de leur exécution. Ce sont les tâches prioritaires dans l'exécution.
Dans le deuxième quadrant se trouvent les tâches qui, étant importantes, nécessitent moins d'urgence. Un quadrant qui comprend les tâches à effectuer sur une plus longue période de temps, mais qui nécessitent beaucoup d'attention, ce quadrant peut donc nous aider à être proactifs au travail. Ces tâches doivent être programmées, dans un but de prévention.
D'un autre côté, dans le troisième quadrant, nous avons les tâches qui, sans être importantes, nécessitent une plus grande urgence. En ce sens, il faut faire attention à ne pas placer ces tâches dans le premier quadrant. Il établit celles qui, malgré l'urgence qu'elles nécessitent, sont moins importantes. Ceux-ci peuvent être délégués à d'autres personnes.
Enfin, le quatrième quadrant est constitué des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. En ce sens, nous parlons du quadrant le moins important de la matrice. Eh bien, en s'occupant de ces tâches, nous devons savoir que ce sont les dernières auxquelles on prête attention. Ceux-ci peuvent, dans de nombreux cas, être éliminés.
Pour avoir une idée plus visuelle, un exemple de ce à quoi ressemblerait la matrice d'Eisenhower est présenté :
Comment fonctionne la matrice d'Eisenhower ?
Il faut savoir que, comme toute matrice, la matrice d'Eisenhower a une fonction spécifique, définie par l'auteur, qui nous aide à faire sa matrice, ainsi qu'à l'utiliser correctement.
En ce sens, comme le montre sa représentation graphique, nous avons quatre quadrants, disposés en deux axes qui mesurent le degré d'importance, ainsi que l'urgence, de toutes nos tâches.
Le premier quadrant, comme indiqué dans sa définition, comprendra les tâches les plus prioritaires et qui, d'une certaine manière, nous aident à atteindre les objectifs prioritaires qui détermineront la réalisation de nos objectifs. Dans ce quadrant, nous inclurons donc les crises qui nécessitent une solution immédiate, les problèmes qui nécessitent une solution rapide, les projets importants qui sont d'une plus grande importance.
Deuxièmement, le deuxième quadrant se concentre sur les activités importantes mais non urgentes. En ce sens, nous inclurons des tâches liées à l'observation de nouvelles opportunités, à l'établissement de relations, ainsi que d'autres tâches importantes, mais qui ne nécessitent pas d'urgence.
Troisièmement, nous avons le troisième quadrant, qui comprend des tâches qui ne sont pas importantes, mais qui nécessitent une urgence. Dans ce quadrant, nous inclurons les appels téléphoniques avec les clients, les e-mails, les réunions, les activités institutionnelles, entre autres.
En quatrième et dernière place, nous avons le quatrième quadrant. Il intègre des tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes, nous ne lui donnerons donc pas plus d'importance qu'il n'en a déjà. Ce quadrant peut inclure des aspects tels que le petit-déjeuner au bureau pendant de longues périodes, certains appels qui n'apportent rien, des e-mails qui n'ont rien à voir avec une activité professionnelle, des activités non professionnelles, entre autres.
Avec ces quatre quadrants, et en ordonnant bien les tâches, le but est que le travailleur augmente sa productivité et son efficacité.
Objectifs de la matrice d'Eisenhower
Comme nous l'avons dit, il y a une série d'objectifs à atteindre avec la mise en œuvre de ladite matrice.
En ce sens, on pourrait inclure les objectifs suivants, tels que ceux principalement poursuivis par cette matrice :
- Productivité accrue.
- Une plus grande efficience et efficacité dans la gestion des tâches.
- Atteindre les objectifs dans les délais.
- Mieux organiser le travail.
- Une plus grande concentration sur la priorité.
- Gestion de crise.
- La discipline.
- Contrôler.
- Vue.
Parmi de nombreux autres objectifs qui, en mettant en œuvre ladite matrice, peuvent être atteints.