Les fonctions d'un assistant administratif sont celles dérivées d'un travail administratif au bureau. Ils vont du service client à la gestion documentaire d'une entreprise.
Le travail d'assistant administratif comporte de multiples tâches et constitue la base de l'activité quotidienne d'une entreprise d'un point de vue administratif.
Bien que ce poste professionnel soit le plus souvent celui avec le rang et le salaire les plus bas au sein de la structure d'une entreprise, ce type de profil remplit des fonctions de base nombreuses et variées pour le cours d'une entreprise.
Pour leur travail, un assistant doit avoir des connaissances et des compétences démontrables sur les éléments d'un bureau.
Particulièrement important est le domaine des logiciels bureautiques de base étendu parmi le tissu d'entreprise, ainsi que d'autres programmes spécifiques pour certains secteurs (design graphique, vectoriel, programmation, sciences actuarielles …)
De plus, il est généralement nécessaire pour ce profil de gérer des équipements ou des actifs informatiques largement répartis dans des bureaux de toutes sortes. Les ordinateurs, les photocopieuses et autres équipements de traitement et d'archivage de documents en sont des exemples.
Fonctions d'assistant administratif
Un assistant administratif effectue un grand nombre de tâches au quotidien d'une entreprise. Tous peuvent être classés comme suit et nécessitent une série de compétences :
- Service client en face à face: L'assistant est la première personne à disposition du public et sert de filtre pour les clients des installations de chaque entreprise.
- Gestion des communications: Ce professionnel doit organiser les contacts téléphoniques et électroniques. Il est également courant que vous coordonniez des réseaux sociaux ou des éléments Web en l'absence de professionnels spécifiques pour ces fonctions.
- Réception, gestion et envoi de la documentation: Il est courant que les assistants administratifs jouent le rôle de gestionnaires de bagages et de documents, en les répartissant dans les différents services.
- Tâches de gestion quotidiennes: Très fréquemment, ces travailleurs accomplissent des tâches bureautiques élémentaires, telles que la création de divers types de contenus et la préparation de l'agenda du personnel. Les plus importants sont ceux de la facturation, de la comptabilité ou de la gestion des documents et des fichiers.
- Relation avec les tiers: Les entreprises doivent établir une communication avec les autres, tels que les fournisseurs ou les régulateurs publics. Souvent, l'assistant administratif est chargé de maintenir la fluidité de ce flux d'informations.
- Soutien aux cadres supérieurs ou aux superviseurs: Comme au point précédent, de nombreux assistants effectuent des tâches de support pour d'autres domaines de l'entreprise d'un point de vue administratif.
Le poste d'assistant administratif
Ce type de professionnel se retrouve dans tous les types d'entreprises, quels que soient leur taille et le secteur économique auquel ils participent.
En même temps, il est présent dans les entreprises privées et publiques avec accès par opposition.
Grâce au développement des nouveaux environnements numériques et à l'essor des nouvelles télécommunications, le profil professionnel d'assistant administratif a acquis de nouvelles fonctions à exercer.
Cela a affecté le besoin de formation pour combler ce poste dans une entreprise. Habituellement, cette préparation est réglementée dans des cours de formation professionnelle visant à la connaissance de l'administration ou de la finance d'entreprise.
