L'organisation d'un projet est cette activité qui permet de réaliser un regroupement des ressources humaines de l'entreprise dans les tâches les plus appropriées. Tout cela, dans le but d'atteindre un objectif commun.
L'organisation d'un projet consiste donc à organiser des personnes, à les affecter à certains projets en fonction de leurs qualités.
Habituellement, c'est le chef de projet qui effectue cette tâche. De la même manière, vous devez gérer les ressources nécessaires de manière efficace et efficiente. Ainsi, gestion et organisation sont intimement liées.
L'importance d'organiser un projet
Afin de mener un projet efficacement, il doit être correctement organisé. Ceci, qui semble simple, est un problème courant dans les entreprises. Si nous ne savons pas exactement ce que nous voulons et comment nous utiliserons les ressources pour l'obtenir, l'organisation sera un échec. D'où l'importance d'une bonne organisation.
Pour les raisons ci-dessus, la formation des chefs de projet doit inclure cet aspect. Il est essentiel d'apprendre à les organiser pour pouvoir les diriger plus tard. Un bon plan d'organisation est une façon d'effectuer une répartition correcte des différentes ressources dans chaque tâche. Dans la section suivante, nous verrons en quoi cela consiste.
Le plan dans l'organisation d'un projet
Le plan de gestion se concentre sur toutes les activités menées par l'entreprise, cependant, le plan d'organisation le fait, avant tout, sur le facteur humain. Car l'essentiel est de placer chaque personne dans la tâche la plus appropriée. Il est donc conseillé de suivre les étapes suivantes :
- Tout d'abord, nous devons être clairs sur qui nous avons: Vous devez faire un inventaire des ressources humaines, avec leurs forces et leurs faiblesses. Car il faut savoir dans quoi chacun est bon afin de lui attribuer le poste le plus adapté.
- D'un autre côté, vous devez faire la même chose avec les tâches: Le projet doit être décomposé en ses plus petites parties. Cela nécessite l'approbation du reste du personnel impliqué. Une fois que nous les avons, nous pouvons créer une table à double entrée avec les deux variables.
- Troisièmement, chaque personne doit se voir attribuer sa tâche: Pour cela il faut savoir qui est le plus adapté à chaque activité. Ici, vous devez prendre en compte votre parcours académique, votre expérience professionnelle et, bien sûr, vos motivations personnelles au travail. À ce stade, une technique d'affectation des tâches telle que la méthode hongroise peut être utilisée.
- Enfin, il est nécessaire d'établir des délais de réalisation, des provisions pour les retards éventuels et une forme de contrôle adaptée.Ainsi, une fois chaque tâche réalisée, on peut voir s'il y a eu des écarts par rapport à ce qui était prévu. Comme nous le verrons ci-dessous, un organigramme est indispensable dans cette étape.
L'organigramme dans l'organisation d'un projet
Qu'est-ce qu'un organigramme ? Un organigramme est un graphique qui permet d'observer la structure d'une entreprise et de savoir qui est qui. Le chef de projet doit avoir une connaissance approfondie des employés existants, son objectif étant de pouvoir organiser, ainsi que de le faire correctement, les tâches et les personnes chargées de les exécuter.
En ce sens, nous avons des organigrammes verticaux, hiérarchiques ou linéaires, lorsque l'autorité est claire et la prise de décision est centralisée. En revanche, nous en avons des horizontaux ou circulaires, dans des entreprises à l'autorité plus floue. Aussi, nous avons d'autres types tels que l'analytique, qui nous permet de connaître les processus, ou la matrice, qui est utile pour structurer l'organisation par processus ou par projets.
Exemple d'organisation d'un projet
Imaginons que nous voulions réaliser un projet. Le projet repose sur la création et le démarrage d'une entreprise. Par exemple, une société de conseil en génie informatique.
Dans un premier temps, le réalisateur rencontre les partenaires promoteurs du projet.
- D'une part, ils préparent, ensemble, les objectifs à atteindre et les tâches nécessaires. Tout cela doit être écrit et aussi détaillé que possible. Une technique intéressante est le "brainstorming", qui consiste à dire toutes les idées qui viennent à l'esprit puis à les filtrer.
- Après cela, vous devez savoir qui nous avons, à part l'équipe du promoteur. Premièrement, les tâches qu'ils accompliront et deuxièmement, les employés que nous embaucherons. Vous devez également connaître le type de contrats que nous proposerons et la rémunération à percevoir.
- À l'étape suivante, il est temps de répartir les tâches et cette méthode hongroise, mentionnée ci-dessus, peut vous aider. Les services informatiques nécessitent un processus, de la conception à la programmation, et le résultat final. Par conséquent, un outil utile est les diagrammes PERT, qui permettent de trouver les chemins critiques de chaque processus.
- Enfin, vous devez élaborer un plan d'organisation du projet. Cela consiste à mettre tout ce qui précède par écrit. De plus, nous établirons le mode de contrôle grâce au retour d'information et la manière dont nous corrigerons les écarts. Tout cela, sans oublier un plan d'urgence adéquat pour les événements imprévus.