Les livres comptables sont ces documents où toutes les informations économiques, financières et comptables d'une entreprise sont reflétées et reflétées. C'est-à-dire que toutes les données nécessaires figurent dans les livres comptables pour pouvoir comprendre le fonctionnement économico-financier d'une entreprise.
Ces livres sont mis à jour périodiquement en même temps que l'exercice comptable. Lorsqu'un nouvel exercice commence, de nouveaux livres sont également créés. Par exemple, en 2016, la société a enregistré les informations dans les livres de cette année-là. Au début de l'année 2017, les livres de l'année 2016 sont considérés comme finalisés et de nouveaux sont créés, qui seront les livres de l'année 2017. Dans certains pays, l'année fiscale ne coïncide pas avec l'année civile.
Traditionnellement, dans les livres comptables, l'information était reflétée sur papier. Cependant, avec l'essor des nouvelles technologies, elle a déjà commencé à accepter les livres comptables au format numérique ou informatisé.
Les livres comptables peuvent être obligatoires ou volontaires.
compte TLivres comptables obligatoires
Il existe une série de livres comptables qui sont obligatoires parce que le législateur l'établit. Bien que l'un ou l'autre puisse être implanté dans chaque pays, les plus courants sont les suivants :
- Journal intime : Toutes les opérations réalisées par la société sont comptabilisées. Visuellement, il est configuré comme une succession d'écritures comptables, classées chronologiquement.
- Livre d'inventaire : Il comprend ce que l'on appelle la balance des sommes et les soldes des balances de vérification. En d'autres termes, tous les comptes avec le solde de l'entreprise (actif, passif, valeur nette, charges et produits) sont mis à jour périodiquement. Le dernier solde des sommes et soldes doit coïncider avec le bilan établi pour les comptes annuels. En outre, le livre d'inventaire doit inclure le solde d'ouverture et ce que l'on appelle l'inventaire d'inventaire, c'est-à-dire les unités physiques qui composent l'inventaire de l'entreprise et leur évaluation (en utilisant l'une des méthodes d'évaluation acceptées).
- Comptes annuels: Ce sont des rapports qui reflètent l'information économique et financière de l'entreprise. Il existe 5 documents : Bilan, compte de résultat, état de variation des capitaux propres, état des flux de trésorerie et mémoire. Les comptes annuels sont établis une fois par an, c'est-à-dire qu'ils ne sont pas périodiquement modifiés, comme les précédents.
Les livres comptables obligatoires doivent être déposés et légalisés au Registre du Commerce. En outre, elles devaient préalablement être approuvées par l'Assemblée générale des actionnaires.
Vérification du soldeLivres comptables volontaires
Il existe une autre série de livres comptables sur lesquels le législateur n'établit pas son caractère obligatoire. Cependant, pour le fonctionnement interne de l'entreprise, ces livres comptables sont très utiles et peuvent améliorer l'efficacité de l'entreprise. Sur les livres comptables volontaires, il n'y a pas d'obligation d'approbation par les partenaires, ni d'obligation de dépôt et de légalisation au Registre du Commerce. Les plus courants sont les suivants :
- Grand livre: Représente un résumé de tous les comptes du grand livre. Visuellement, il est configuré en forme de T, notant tous les mouvements qui affectent le débit et le crédit du compte correspondant. Cela nous donne une image visuelle très pratique du solde d'un compte à tout moment de l'année. Le solde est la différence entre le débit et le crédit, étant le solde débiteur lorsque le débit est supérieur au crédit et le solde créditeur, lorsque le crédit est supérieur au débit. Le grand livre serait composé de tous les T des comptes comptables (comme celui que nous pouvons voir ci-dessous).
- Autres livres auxiliaires : Parmi le reste des livres volontaires, on trouve le livret bancaire (qui reflète les mouvements bancaires), le livre de caisse (qui reflète les mouvements de en espèces ou espèces - paiements et encaissements), l'échéancier (où sont reflétées et classées chronologiquement les échéances des factures à payer et à encaisser), etc.