Un document est l'enregistrement écrit, de manière physique ou virtuelle, qui reflète les caractéristiques d'un événement ou d'une circonstance.
C'est-à-dire qu'un document est une preuve d'un événement ou d'une situation. Il peut s'agir d'un texte écrit sur papier (ou autre support matériel comme le carton) ou d'un fichier enregistré sur un support électronique.
Un document peut être utilisé pour enregistrer un fait pertinent. Par exemple, si une personne termine ses études universitaires, elle peut demander à l'entité éducative une lettre avec toutes les matières suivies et les notes obtenues.
De même, un document peut être le résultat d'un travail. Par exemple, si un chercheur mène une étude sur l'impact possible de la pollution sur l'économie mondiale, cela sera traduit dans un texte. Ce serait un document académique.
Dans l'environnement le plus quotidien, toutes les personnes, lorsque nous menons des procédures devant les autorités, utilisent des documents pour étayer les faits que nous voulons démontrer. Le plus courant est le document d'identité, où vous pouvez consulter toutes les données personnelles de la personne telles que le nom, le prénom, l'âge, le sexe et l'adresse.
L'objectif de la création d'un document est de laisser un témoignage de l'objet d'intérêt, et peut ensuite être conservé dans le temps.
Il est également à noter que la technologie nous permet de sauvegarder et de partager une grande quantité d'informations contenues dans les documents numériques. Ceci, en utilisant le courrier électronique, une clé USB ou même le cloud.
Types de documents
Les documents peuvent être classés selon différents critères. Par exemple, selon la source, ils peuvent être divisés comme suit :
- Primaire: Ce sont ceux qui contiennent les informations originales de l'auteur. Par exemple, une thèse publiée par une université sur un sujet jamais étudié auparavant.
- Secondaire: Ce sont ceux qui ont été modifiés d'une manière ou d'une autre. Par exemple, revenant au sujet de la thèse, il peut s'agir d'un résumé qui en est fait.
- Tertiaire: Sont ceux qui résultent du traitement des documents secondaires. Par exemple, un article de journal basé sur le résumé de la thèse que nous avons déjà mentionné.
De même, selon le type d'entité qui les émet, ils peuvent être :
- Publics : Ceux émis par des entités du secteur public (Administration publique).
- Privé: Ils sont reconnus par les intéressés, mais pas devant les autorités.
Il faut aussi garder à l'esprit que certains documents doivent être légalisés pour être valables devant les autorités. Nous nous référons, par exemple, à un testament ou à un contrat. De cette façon, en cas de non-respect par l'une des parties contractantes, la partie affectée peut procéder à une réclamation devant les entités judiciaires.
