La numérisation est le processus par lequel les processus analogiques et les objets physiques sont convertis au format numérique.
En d'autres termes, la numérisation est la procédure par laquelle certaines opérations peuvent commencer à être effectuées via des supports numériques, tels que des ordinateurs ou des smartphones, généralement à l'aide d'une connexion Internet.
De même, la numérisation renvoie à un changement de format, d'articles ou de documents, du physique au numérique. C'est-à-dire que les fichiers ne sont plus sur papier pour passer à un écran.
La numérisation, il convient de le préciser, est un processus qui n'est pas seulement mené par les entreprises ou les institutions. Il s'agit plutôt d'un changement dans la façon dont les gens gèrent toutes sortes d'informations, des fichiers financiers ou bancaires aux fichiers photo qui ne sont plus imprimés pour être mis dans un album. Au lieu de cela, les photos sont désormais généralement enregistrées dans un fichier numérique et peuvent être téléchargées, par exemple, sur le cloud.
Avantages et inconvénients de la numérisation
Parmi les avantages de la numérisation, nous pouvons souligner les suivants :
- Il permet d'économiser sur le papier et l'encre d'impression, puisque les documents sont archivés numériquement.
- Poursuivant avec le point précédent, en utilisant moins de papier, moins de déchets sont générés, ce qui aide l'environnement.
- Les documents numériques sont plus faciles à partager. Par exemple, imaginons que nous menions une procédure avec un établissement situé dans une autre ville ou un autre pays. Ensuite, les documents peuvent être envoyés par e-mail, arrivant immédiatement. Ceci, au lieu d'envoyer les papiers correspondants, ce qui prendrait des jours ou des semaines.
- Il est plus facile de localiser un fichier lorsqu'il se trouve sur un support numérique. Ceci, comparé à ce que c'est que de rechercher un document spécifique parmi une pile de papiers.
- La numérisation combat également l'économie informelle et la corruption gouvernementale.
Cependant, la numérisation a aussi quelques inconvénients :
- Tout le monde ne peut pas facilement se familiariser avec les médias numériques, surtout s'il est déjà âgé. Ainsi, même si une entité change plusieurs de ses procédures en numérique, certains des utilisateurs seront mal à l'aise ou réticents au nouveau système.
- Le numérique n'est pas toujours infaillible. Il se peut que, en raison d'une erreur humaine ou d'un virus, par exemple, les fichiers soient perdus.
- La numérisation n'est généralement pas immédiate, il faut un certain temps pour pouvoir transférer tous les fichiers, par exemple, d'une entreprise, du support physique vers le support numérique.
- Lorsque des personnes partagent des documents ou des informations sur des supports numériques, il existe toujours un risque que les données tombent entre les mains de personnes sans scrupules comme des pirates informatiques.
Exemple de numérisation
Imaginons qu'une entreprise bancaire, dans le cadre de son processus de numérisation, décide d'autoriser l'envoi des relevés de cartes bancaires par voie postale. Ils le feront progressivement, en commençant par facturer un montant supplémentaire pour l'envoi du document physique. De cette façon, les clients sont encouragés à ne recevoir les informations que par e-mail.
Au fil du temps, de moins en moins de clients bancaires devraient être prêts à payer pour recevoir leur relevé papier.
