Un mémorandum est un document dans lequel des indications ou des informations sont données sur un certain sujet de manière directe et concise. Ceci, dans le cadre, par exemple, d'une organisation d'entreprise.
En d'autres termes, un mémorandum permet aux membres d'un service, ou de l'ensemble de l'organisation, d'être informés d'un sujet précis, par exemple, un événement qui va avoir lieu dans les prochains jours ou une décision de gestion. C'est un instrument de communication organisationnelle interne.
Nous devons garder à l'esprit qu'un mémorandum est un document formel, de sorte que le langage utilisé dans sa rédaction doit également être formel.
Le mot mémo vient du verbe latin mémoriser, ce qui signifie se souvenir.
Une autre caractéristique de ce type de document est qu'il est généralement numéroté. Ainsi, vous recevez un certain code.
Le mémorandum, en outre, est généralement un type de communication à sens unique. C'est-à-dire qu'un fait est signalé, mais qu'une réponse n'est pas attendue, comme c'est le cas avec une lettre, par exemple.
Il convient également de mentionner que nous parlons d'un type de document utilisé dans le domaine diplomatique, où un fait très important est communiqué. De même, un mémorandum est appelé un cahier où une personne écrit ce qu'elle pense devoir se souvenir dans un proche avenir.
Éléments et parties d'un mémo
Les éléments d'un mémorandum sont les suivants :
- Lieu et date de l'émission.
- Nom (et titre du poste, le cas échéant) du destinataire ou du service ou du domaine auquel la communication est dirigée.
- Sujet ou sujet.
- Corps du texte.
- Détails de l'expéditeur.
Il est à noter que dans l'en-tête il est recommandé de placer le mot mémorandum afin que le ou les destinataires sachent quel type de document ils ont reçu.
Exemple de mémo
Mexique, D. F. 14 décembre 2020
Mémorandum n° 5961
À : Rédacteurs en chef de la section Économie.
Objet : Stage de formation.
Tous les rédacteurs de la rubrique Économie sont par la présente convoqués à une formation sur les nouveaux outils de marketing digital et de référencement qui aura lieu le 16 décembre au Boardroom entre 15h et 16h.
Présence est obligatoire. Si le rédacteur en chef a prévu une entrevue ou une conférence, coordonnez-vous avec le rédacteur en chef de la section pour planifier sa formation à une date ultérieure.
Cordialement,
Edouard Camacho.
Directeur des ressources humaines.