Une carte de processus est un diagramme qui vous permet de voir graphiquement tous les processus qui sont exécutés au sein d'une organisation et leurs interrelations.
Certes, le schéma permet d'observer tous les processus qui se développent au sein d'une entreprise. De même, les phases qui composent chacun des processus de manière spécifique. Avec cela, la vision commune de tous les aspects liés à chaque processus est obtenue.
De plus, vous pouvez voir toutes les interrelations entre les phases de chaque processus. Ainsi que les liens entre tous les processus, le tout reflété dans un seul graphique qui est la carte des processus.
En d'autres termes, le graphique présente la visualisation générale du système au fur et à mesure que l'ensemble de l'entreprise est organisé. Ceci, à travers ses processus et ses interrelations.
Étapes pour créer une carte de processus
Les étapes les plus importantes pour créer une carte de processus sont les suivantes :
1. Délimitation des processus
Comme nous le savons tous, un processus peut être très étendu, il est donc pratique de faire une délimitation correcte. Cela implique que lors de la délimitation d'un processus, un schéma doit être élaboré qui regroupe tous les éléments du système à représenter. Le schéma permet de visualiser simplement et clairement ce vaste processus.
2. Identification des éléments
D'autre part, un élément est tout ce qui peut affecter un processus et le système dans son ensemble. Il peut s'agir d'aspects tels que l'infrastructure de l'entreprise, ainsi que les éléments nécessaires à l'entrée et à la sortie de chaque processus. La carte des processus montre tous ces éléments et les relations qui s'établissent entre eux.
3. Identification de la ligne opérationnelle
De même, l'identification de la ligne opérationnelle ou fonctionnelle permet d'observer la séquence qui doit être suivie pour réaliser chaque processus. Pour cette raison, dans la carte du processus, il est possible d'établir la structure et les itinéraires qui doivent être suivis dans la ligne opérationnelle.
4. Ajouter des processus de support
Bien entendu, les processus supports peuvent aider au fonctionnement de la ligne opérationnelle et managériale. Tous les processus de support contribuent à améliorer les performances de l'ensemble du système, c'est pourquoi il est nécessaire de les adapter à la ligne opérationnelle. Les processus de soutien sont généralement des activités administratives.
5. Ajouter des processus qui affectent le système
Au contraire, il existe des processus au sein d'une organisation qui peuvent affecter les performances de l'ensemble du système. Par conséquent, dans cette étape, tous les organes fonctionnels sont ajoutés au sein du processus qui affectent l'ensemble du système. Il peut s'agir de domaines tels que les commentaires et la qualité qui ont un impact sur l'ensemble du processus en général.
Pourquoi une carte de processus est-elle créée ?
L'élaboration d'une cartographie des processus peut générer de nombreux avantages pour l'entreprise, les plus importants sont :
- Savoir comment les tâches et les emplois évoluent au sein de l'organisation, à l'heure actuelle.
- Augmenter la qualité de tout ce qui se fait au sein de l'entreprise.
- Améliorer les processus qui sont mis en œuvre au sein de l'organisation.
- Créez et développez des méthodes de travail nouvelles et différentes, en particulier lorsque vous traversez des périodes de crise.
- Mesurer et évaluer ce qui est fait. Puis, avec des résultats, renforcez les actions et les performances.
Symbologie utilisée dans les cartes de processus
Un grand nombre de symboles sont utilisés dans une carte de processus et chacun a une signification. Certains des symboles les plus utilisés sont :
1. Flèches
En effet, les flèches indiquent le sens suivi dans les flux. Il est utile de lire un organigramme, car il indique la direction du processus. Par exemple, de gauche à droite ou de haut en bas.
2. Rectangulaires
Alors que les rectangles représentent une fonction qui doit être exécutée et exécutée. Il est utilisé très fréquemment, car il montre une action, une opération ou une tâche qui doit être effectuée.
3. Ovales
D'autre part, les ovales indiquent le début ou la fin d'un processus. Ce sont les points d'un organigramme qui indiquent où vous commencez et où vous terminez. Il n'y a généralement qu'un seul début, mais ils peuvent avoir plusieurs points de fin pour chaque étape.
4. Diamants
De même, les diamants représentent un point important auquel une décision doit être prise. Des flèches marquées d'un oui ou d'un non ressortent généralement de cette figure. Bien sûr, une seule flèche sort de chaque diamant.
En d'autres termes, chaque point de décision est suivi d'une flèche libellée oui ou non. Une autre option peut être vraie ou fausse.
5. Parallélogramme
De même, l'utilisation du parallélogramme reflète les entrées et les sorties des processus dans les organigrammes.
Types de processus
Les processus qui peuvent être visualisés dans les schémas de processus sont :
1. Processus clés
En premier lieu, les processus clés sont orientés vers la valeur ajoutée. Par conséquent, ils sont directement liés aux biens et services offerts par l'entreprise. Par conséquent, le résultat de ces processus est directement apprécié par le client.
Bien sûr, ces processus sont essentiels car de nombreux domaines fonctionnels interviennent pour être exécutés et, pour cette raison, ils demandent plus de ressources.
De plus, ce sont des processus qui aident à atteindre les objectifs, à établir des politiques, à utiliser des stratégies et au fonctionnement général de l'entreprise.
2. Processus stratégiques
Deuxièmement, les processus stratégiques sont établis par la haute direction, car ils définissent comment l'organisation fonctionne et comment la valeur est générée. Ils servent de support notamment dans la prise de décision du processus stratégique. Le processus stratégique comprend la planification, la mise en œuvre de la stratégie et l'amélioration continue de l'organisation.
3. Processus d'assistance
Troisièmement, les processus de support soutiennent les processus clés et les processus stratégiques. Ils sont essentiels pour atteindre les objectifs de tous les processus et du système d'entreprise en général.
Enfin, on peut conclure qu'une cartographie des processus est indispensable pour avoir une vision globale du fonctionnement d'une organisation et de tous ses processus. Elle permet de comprendre et de définir clairement les fonctions et les acteurs qui les remplissent. Tout cela, en considérant l'organisation comme une gestion de processus interdépendants pour obtenir un résultat final.