Un bon de commande, également appelé bon de commande, est un document par lequel l'acheteur demande des marchandises au vendeur.
De cette façon, nous documentons les besoins de nos produits. La chose habituelle est d'envoyer ce document au fournisseur afin qu'il puisse fournir ladite commande. Pouvoir le faire physiquement ou virtuellement (courriel ou site Web). L'objectif est de pouvoir opposer ultérieurement le bon de livraison à cette commande et de constater les éventuels incidents, ainsi que de disposer par écrit des conditions de ladite commande.
Le processus dans un bon de commande
Vous devez d'abord découvrir les besoins que nous avons. Une fois le fournisseur approprié choisi, le bon de commande est émis. Le vendeur reçoit l'original et l'acheteur en conserve une copie. Le vendeur signifie la commande et y joint un bon de livraison qui est vérifié par rapport à celle-ci. S'il y a quelque chose qui n'est pas fourni, il reste en attente.
Ce document est utile pour les deux parties. L'acheteur peut contrôler le type ou le montant des dépenses et faire une prévision des paiements. Le vendeur peut organiser ses différentes commandes et faire une prévision de charges. Dans les deux cas, des programmes de gestion et même un tableur sont utiles. En revanche, juridiquement, une fois acceptée, elle engage les deux parties à l'échange convenu.
Contenu du document
Normalement, ce sont généralement les mêmes données que celles requises sur un bon de livraison, sauf que l'expression "Commande de commande" ou similaire apparaîtra sur l'en-tête. Nous les détaillons ci-dessous :
- Détails de l'acheteur et du vendeur. Le numéro d'identification fiscale de chaque pays est très important. Aussi l'adresse fiscale.
- Date et lieu d'émission de la commande. Le premier est essentiel, notamment pour maîtriser le temps que met notre fournisseur à l'approvisionner. De cette façon, nous pouvons éviter les ruptures de stock.
- Nom et référence du produit. La quantité commandée, le prix et les éventuelles remises, promotions ou bonus sont également inclus.
- Le mode de paiement choisi, ainsi que les modalités et montants à payer le cas échéant. Ce point est important pour bien gérer la trésorerie.
- Coût total, d'éventuels frais de transport, d'assurance ou autres frais similaires et, comme élément essentiel, la signature autorisée.
- Date et mode de livraison. A ce stade, lors de la livraison, un bon de livraison sera envoyé au client pour signature, qui est généralement joint à la commande. Les incidents possibles ou ce qui n'a pas été fourni doivent également être notés.
La vérité est que ces exigences strictes sont parfois assouplies, en fonction de la relation commerciale et de confiance. Dans de nombreux cas, les commandes sont passées verbalement ou par téléphone. Il peut même être demandé par email mais sans document de commande. Même ainsi, il est pratique d'avoir toujours un contrôle sur ces commandes.
Un exemple de bon de commande
Voyons un exemple de ce que pourrait être un document de commande. Dans celui-ci, nous pouvons voir toutes les données nécessaires et les éventuelles remises et dépenses liées à la fourniture desdits produits. Egalement l'espace réservé aux incidents et à la signature de la personne qui reçoit la marchandise.
Remarque : Les données fournies ci-dessus sont des données fabriquées.
